Rester une équipe soudée malgré la distance : comment réussir le travail en équipe à distance !

Que l’on travaille à domicile ou à l’étranger, la plupart des équipes collaborent aujourd’hui tôt ou tard à distance. Cela signifie que les différents membres de l’équipe travaillent depuis des lieux différents pour atteindre un objectif commun. Comme dans notre propre équipe, cela peut se faire à seulement 20 kilomètres du siège social ou à 9 heures d’avion.

Le défi reste le même : former une équipe soudée malgré la distance. Dans cet article de blog, nous explorons des outils et des astuces pour vous aider à collaborer efficacement avec votre équipe, malgré l’éloignement.

Quels sont les avantages et les inconvénients du travail d’équipe à distance ?

Quand on pense au travail à domicile, plusieurs idées se mêlent : d’un côté, le confort de ses quatre murs, et de l’autre, peut-être des pensées de solitude ou d’ennui. Voici, selon nous, les avantages et les inconvénients de la collaboration à distance :

+ Davantage d’espace pour sa vie personnelle

La collaboration à distance permet de mieux concilier les rythmes de vie de chacun au sein de l’équipe. Les personnes peuvent vivre et travailler à l’endroit de leur choix (ce qui est particulièrement pertinent pour des localisations dans différents pays ou villes) ou effectuer leurs tâches depuis leur domicile entre deux déplacements.

+ Une meilleure vision grâce à des perspectives différentes

Le fait d’avoir des personnes réparties sur différents sites offre également un aperçu plus approfondi d’autres segments de clientèle. Tout comme Cécile et Cornelia, au sein de l’équipe Yaasa, apportent un soutien direct aux clients suisses, elles peuvent aussi ressentir et comprendre le marché local. Cela renforce aussi la confiance des clients et des prestataires de services si vous êtes actif là où vous avez également une filiale.

+ Plus de temps et d’énergie

En supprimant les trajets domicile-travail, vous évitez les embouteillages ou pouvez vous rendre au travail près de chez vous. Cela réduit le stress et laisse plus d’énergie pour la collaboration.

Tous ces aspects positifs contribuent au bien-être de l’ensemble des membres de l’équipe, ce qui se traduit à son tour par une productivité accrue et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. En revanche, les défis du travail d’équipe à distance sont moins agréables :

- Un manque de sentiment d’appartenance

Il n’est pas rare que les équipes dans les succursales soient beaucoup plus petites, voire même de véritables "one-man shows". Le sentiment d’appartenance à l’équipe élargie fait alors souvent défaut et ne peut réellement se vivre que quelques fois par année. Il est donc d’autant plus important d’impliquer les collègues à distance dans les activités et les discussions et de définir des objectifs communs.

- Des canaux de communication plus longs

Malgré une numérisation avancée, communiquer avec des collègues à distance prend souvent plus de temps. Les questions rapides par-dessus le bureau ne sont plus possibles, tout comme les séances de brainstorming spontanées ou les idées qui fusent. Un flux de communication transparent et toujours à jour est donc extrêmement important pour le travail d’équipe à distance.

6 conseils pour mieux collaborer à distance

Avantages et inconvénients mis de côté : avec les bons outils et les bonnes directives, la collaboration fonctionne beaucoup plus efficacement. Nous avons résumé nos conseils « éprouvés et approuvés » issus de notre propre équipe, qui facilitent la gestion du travail d’équipe à distance :

1. utiliser des outils de gestion des tâches

Un pilier important de toute collaboration, qu’elle soit à distance ou sur site, est une communication transparente. Pour s’assurer que tout le monde est et reste sur la même longueur d’onde, il est conseillé d’utiliser des outils pratiques de gestion des tâches.

Tous les éléments à faire sont saisis dans le programme, par exemple « Asana », attribués et assortis de délais. Grâce à l’accès partagé, toute l’équipe peut consulter l’état des tâches et reste donc toujours informée.

Les programmes qui soutiennent le travail créatif ou collaboratif sont tout aussi pratiques : les nouvelles idées ou optimisations peuvent être notées ou esquissées en ligne en temps réel. « Miro » est une excellente plateforme pour cela, où il est également possible de créer des cartes mentales.

Si, pour différentes raisons, de tels outils ne peuvent pas être utilisés par l’équipe, il faut veiller à tenir régulièrement les membres de l’équipe informés, par exemple via les chats d’équipe ou par e-mail.

2. synchroniser les calendriers

Le travail d’équipe signifie travailler ensemble. Cela n’est possible que si l’on sait quand les différents membres de l’équipe sont présents et disponibles. Une fonction de calendrier synchronisé est idéale pour cela. Si les réunions sont souvent ajoutées automatiquement via le calendrier de messagerie, il en va autrement des rendez-vous personnels.

En tant qu’équipe, veillez à renseigner consciencieusement vos jours « out-of-office » ou vos vacances et à informer l’équipe en cas d’absence de courte durée afin que la collaboration puisse se dérouler sans accroc.

3. ne pas négliger volontairement les sujets personnels et le small talk

Le fait d’échanger et de passer du temps ensemble est extrêmement important, surtout lorsqu’on travaille à distance. Ce qui se passe souvent sur place pendant la pause café échappe à celles et ceux qui travaillent plus loin.

Essayez d’organiser régulièrement des rencontres (virtuelles) qui ne portent pas sur le travail, ou prenez suffisamment de temps avant les réunions pour discuter un peu de sujets personnels. Des messages amusants et décontractés dans les chats d’équipe peuvent également être un bon moyen de renforcer la cohésion du groupe.

4. optimiser l’infrastructure

Rien n’est plus agaçant qu’un appel vidéo prévu à l’avance, où tout tourne mal : pas d’image, mauvaise connexion Internet, pas de son. On perd aussitôt 10 minutes précieuses à résoudre les problèmes.

C’est un signe de respect et d’excellent esprit d’équipe de s’assurer suffisamment tôt d’une infrastructure fonctionnelle pour la collaboration. Si vous organisez une réunion avec appels vidéo et partage d’écran, vous devez prendre suffisamment de temps pour tout préparer à l’avance. Les personnes participant à la réunion devraient également vérifier en amont que leur caméra, leur microphone et leur casque fonctionnent correctement.

Cette habitude permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de commencer la réunion sur une note beaucoup plus positive et de favoriser la cohésion d’équipe.

5. être prêt à faire des compromis et faire preuve de patience

Enfin, la collaboration à distance implique parfois de faire des compromis. La spontanéité se perd souvent et le temps manque. Travailler à distance signifie souvent faire des compromis et faire preuve de patience lorsque les appels durent un peu plus longtemps, que davantage de questions doivent être posées ou qu’il faut rédiger plus d’e-mails.

6. définir et poursuivre des objectifs communs

Une équipe est avant tout une équipe qui avance ensemble. Des objectifs globaux partagés sont extrêmement importants pour créer un sentiment d’unité. Chaque membre de l’équipe doit connaître son rôle dans l’ensemble et pouvoir se voir comme une contribution précieuse à l’atteinte des objectifs définis.

Des ateliers réguliers à grande échelle pour réfléchir à l’atteinte des objectifs sont également un outil précieux de team building. Ainsi, tout le monde dans l’équipe sait comment les autres avancent et un terrain commun peut être trouvé pour aller de l’avant.

Conclusion : comment assurer la cohésion d’équipe malgré le télétravail et d’autres bureaux ?

Une équipe soudée peut aussi travailler ensemble depuis différents sites : l’essentiel est de créer un esprit de communauté. Si chacun connaît l’objectif et comprend son rôle, vous pouvez l’atteindre ensemble. Des outils utiles à cet effet sont les programmes d’organisation, les réunions et les échanges réguliers, ainsi qu’une communication extrêmement transparente. Avec une bonne dose d’esprit d’équipe et de motivation, rien ne s’oppose à une équipe à distance forte !