Rester une équipe forte malgré des lieux différents : voici comment bien travailler en équipe à distance !

Que ce soit dans un bureau à domicile ou à l'étranger, la plupart des équipes travaillent aujourd'hui ensemble à distance. Cela signifie que les membres de l'équipe travaillent ensemble à partir de différents endroits pour atteindre un objectif. Comme dans notre propre équipe, cela peut être à 20 kilomètres du bâtiment du siège social ou à 9 heures de vol.

Le défi reste le même : former une équipe solide tout en travaillant à distance. Dans cet article de blog, nous explorons des outils et des astuces qui t'aideront à collaborer efficacement avec ton équipe malgré la distance .

Quels sont les avantages et les inconvénients du travail en équipe à distance ?

Lorsque l'on pense au travail à domicile, plusieurs idées se rejoignent : D'une part, il y a le confort de la maison, d'autre part, il y a peut-être des pensées de solitude ou d'ennui. Voici les avantages et les inconvénients que nous voyons dans le fait de travailler ensemble à distance :

+ Plus d'espace pour sa propre vie

La collaboration à distance permet de mieux intégrer la vie quotidienne individuelle des membres de l'équipe. Les personnes peuvent vivre et travailler à l'endroit de leur choix (particulièrement pertinent lorsque les sites sont situés dans différents pays ou villes) ou, entre-temps, vaquer à leurs occupations à la maison.

+ Une vision plus large grâce à des perspectives différentes

Avoir des personnes à différents endroits permet également d'avoir une vision plus approfondie d'autres segments de la clientèle. De la même manière que Cécile et Cornelia offrent un support client direct aux Suisses dans l'équipe Yaasa, elles peuvent aussi sentir et comprendre le marché. Le fait d'être actif là où l'on est implanté permet d'instaurer une relation de confiance avec les clients et les prestataires de services.

+ Plus de temps et d'énergie

En évitant les temps de trajet, on n'est pas coincé dans les embouteillages ou on peut se rendre au travail à proximité de chez soi. Cela réduit le stress et laisse plus d'énergie pour travailler ensemble.

Tous ces aspects positifs font que tous les membres de l'équipe se sentent mieux, ce qui permet à chacun d'être plus productif et d'atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. En revanche, les défis que représente le travail à distance au sein d'une équipe sont moins agréables :

- Manque de sentiment d'appartenance

Il n'est pas rare que les équipes des succursales soient beaucoup plus petites, voire des "one-man-shows". L'appartenance à une grande équipe fait alors souvent défaut et ne peut être réellement vécue que quelques fois par an. Il est donc d'autant plus important d'impliquer les collègues distants dans les activités et les discussions et de définir des objectifs communs.

- De longues voies de communication

Malgré la numérisation avancée, il faut souvent plus de temps pour communiquer avec les collègues à distance. Il n'est plus possible de poser de brèves questions intermédiaires par-dessus le bureau, ni de faire des brainstormings spontanés ou d'avoir des idées lumineuses. Un flux de communication transparent et toujours à jour est donc extrêmement important pour le travail d'équipe à distance.

6 conseils pour une meilleure collaboration à distance

Avantages et inconvénients ou non : avec les bons outils et les bonnes directives, la collaboration est beaucoup plus efficace. Nous avons rassemblé nos conseils "tried and trusted" issus de notre propre équipe, qui facilitent le travail en équipe à distance :

1. utiliser des outils de travail

La pierre angulaire de toute collaboration, qu'elle soit à distance ou sur place, est une communication transparente. Pour que tout le monde soit et reste sur la même longueur d'onde, il est recommandé d'utiliser des outils de travail pratiques.

Toutes les tâches à faire sont inscrites dans le programme, par exemple "Asana", attribuées et assorties d'échéances. Grâce aux accès attribués, toute l'équipe peut voir l'état d'avancement des tâches et s'y retrouver à tout moment.

Les programmes qui aident à la collaboration créative ou collaborative sont tout aussi pratiques : les nouvelles idées ou les optimisations peuvent être notées ou esquissées en ligne en temps réel. Miro", qui permet également de créer des cartes mentales, est une excellente plate-forme à cet effet.

Si, pour diverses raisons, des outils comme ceux-ci ne peuvent pas être utilisés par l'équipe, tu devrais t'efforcer de mettre à jour consciemment les membres de l'équipe, par exemple via les discussions d'équipe ou les e-mails.

2. synchroniser les calendriers

Travailler en équipe signifie collaborer. Cela n'est possible que si l'on sait quand les membres de l'équipe sont présents et disponibles. La meilleure solution consiste à synchroniser le calendrier. Alors que les réunions sont souvent déjà inscrites automatiquement dans le calendrier des e-mails, il en va autrement des rendez-vous personnels.

En tant qu'équipe, veillez à inscrire consciencieusement vos jours "hors bureau" ou vos congés et à informer l'équipe en cas d'absence de dernière minute, afin que la collaboration puisse se dérouler sans problème.

3) Ne pas négliger la vie privée et les petites conversations.

C'est justement lorsque l'on travaille à distance que le "socializing" et le fait de passer du temps ensemble sont extrêmement importants. Ce qui se passe souvent sur place pendant la pause café échappe à ceux qui travaillent plus loin.

Essayez d'organiser régulièrement des "Get-Togethers" (virtuels) où il n'est pas question de travail, ou prenez suffisamment de temps avant les réunions pour parler un peu de choses personnelles. Des messages amusants et décontractés sur les chats d'équipe peuvent également être un bon moyen de renforcer la cohésion d'équipe.

4. optimiser l'infrastructure

Rien n'est plus énervant qu'un appel vidéo planifié où tout se passe mal : pas d'image, mauvaise connexion Internet, pas de son. Dix minutes de temps précieux sont immédiatement perdues jusqu'à ce que le problème soit résolu.

C'est une preuve de respect et d'un bon travail d'équipe que de s'assurer suffisamment tôt qu'une infrastructure de collaboration fonctionne. Si vous organisez une réunion avec appel vidéo et partage d'écran, vous devriez prendre suffisamment de temps à l'avance pour tout préparer. Les membres connectés devraient également vérifier à l'avance si leur caméra, leur microphone et leurs écouteurs fonctionnent de manière fiable.

Non seulement cette habitude permet de gagner du temps, mais la réunion démarre de manière beaucoup plus positive et invite à la construction d'une équipe.

5. être prêt à faire des compromis et être patient

Travailler à distance implique parfois de faire des compromis. La spontanéité se perd souvent, le temps est compté. Travailler à distance implique souvent de faire des compromis et de faire preuve de patience lorsque les appels prennent un peu plus de temps, qu'il faut demander plus souvent ou qu'il faut écrire un e-mail de plus.

6) Définir et poursuivre des objectifs communs

Une équipe, c'est avant tout des personnes qui vont dans la même direction. Des objectifs généraux communs sont extrêmement importants pour créer un sentiment d'appartenance. Chaque membre de l'équipe devrait connaître son rôle dans le grand ensemble et pouvoir se considérer comme une contribution précieuse à la réalisation des objectifs définis.

Des ateliers réguliers à plus grande échelle pour réfléchir à la réalisation des objectifs sont également un outil de team building précieux. Ainsi, chaque membre de l'équipe sait comment vont les autres et on peut à nouveau trouver un dénominateur commun à partir duquel on peut aller plus loin.

Conclusion : comment assurer la cohésion de l'équipe malgré le télétravail et les autres succursales ?

Une équipe forte peut travailler ensemble même si elle se trouve à différents endroits : Le plus important est de créer un sentiment de communauté. Si chaque membre de l'équipe connaît l'objectif et comprend son rôle, ils y parviendront ensemble. Les programmes d'organisation, les réunions et les conversations régulières ainsi qu'une communication extrêmement transparente sont des outils utiles à cet effet. Avec une bonne dose de sens de la communauté et de motivation, rien ne s'oppose plus à la création d'une équipe à distance forte !