Boostez votre productivité avec ces 3 stratégies !
Lundi, 17 h : la porte du bureau claque derrière vous et vous quittez le bâtiment avec le sentiment d’avoir vraiment bien avancé. La journée a été chargée. Vous vous êtes réveillé(e) frais/fraîche et avez pu travailler sans accroc, avec concentration, dès le début. Certes, il y a eu ici et là quelques difficultés et frottements, mais au final tout a été résolu. Une bonne journée. Une journée productive. Une de ces journées où 8 heures donnent l’impression de n’en durer que 3 au maximum. Et vous savez que c’est exactement ainsi que le reste de la semaine va se dérouler.
Un scénario comme celui-ci n’est pas seulement le vœu pieux de tous les employeurs, mais aussi de nombreux collaborateurs. Peu de gens aiment vraiment être paresseux et improductifs. Nous voulons tous faire ce que nous faisons bien et y prendre plaisir. Et pourtant, dans la pratique, nous nous retrouvons régulièrement confrontés à des journées de mollesse.
Ces jours-là, qui sont à l’exact opposé d’une journée comme celle décrite ci-dessus, plus rien ne semble avancer. Même si nous savons qu’il n’y a pas moyen d’échapper à notre tâche, nous la remettons à plus tard, nous faisons défiler Facebook puis Instagram, et finissons par passer des heures sur des pages Wikipédia obscures. Très peu de personnes rentrent satisfaites chez elles après une journée comme celle-là.
Demain est un autre jour : la procrastination
Ces dernières années, la « procrastination » est devenue un véritable mot à la mode — notamment parce que presque tout le monde peut s’identifier au sentiment que ce mot décrit. Le terme dérive du latin « procrastinare ». Formé de « pro » et de « crastinum », il signifie quelque chose comme « pour demain » et décrit donc parfaitement ce qui se passe lorsqu’on procrastine : les tâches et obligations (désagréables) sont sans cesse repoussées à plus tard.
Les personnes qui procrastinent peuvent passer des heures, des jours, voire des semaines à remettre certaines tâches à plus tard. Le processus se déroule à la fois consciemment et inconsciemment, et peut prendre des proportions presque obsessionnelles. Aucun procrastinateur ne se sent vraiment bien. Une mauvaise conscience et des échéances de plus en plus pressantes sont les compagnes constantes de la procrastination chronique. Mais pourquoi est-il si difficile de sortir de cette situation désagréable ? Pourquoi ne pas simplement faire la tâche et en finir ? Comme si c’était si simple !
Heureusement, il existe aujourd’hui toute une série de stratégies qui peuvent aider à éliminer les différentes causes de la procrastination. Tout d’abord : il existe de nombreuses raisons différentes pour lesquelles les gens procrastinent. Du manque de défi à la surcharge, en passant par le manque de motivation et le perfectionnisme excessif : les causes de la procrastination sont aussi variées que les solutions doivent l’être. Nous vous conseillons de ne pas vous décourager si une stratégie ne vous convient pas. Continuez à tester ! Il y a forcément l’astuce qui vous convient aussi — il faut simplement la trouver.
1, 2 ou 3 : c’est vous qui choisissez
Dans cet article de blog, nous présentons trois stratégies que vous pouvez utiliser pour surmonter la procrastination ou la prévenir en amont. Bien que les trois stratégies visent toutes à accroître l’efficacité et la productivité, elles abordent chacune un point différent. Le seul point commun entre ces stratégies est qu’aucun outil ou presque n’est nécessaire pour les mettre en œuvre. Nous vous souhaitons beaucoup de plaisir à les essayer !
1 « Eat That Frog » de Brian Tracy
La première stratégie que nous souhaitons vous présenter est le principe « Eat That Frog » de Brian Tracy. Dans notre équipe, notre responsable régionale Cécile en particulier en est une fervente partisane — et a depuis réussi à contaminer plusieurs autres membres de l’équipe avec cette approche.
Qui est Brian Tracy ?
Brian Tracy est conférencier motivateur et auteur à succès, spécialisé dans les affaires et le développement personnel. « Eat That Frog » est son ouvrage le plus connu. Dans ce livre, il présente 21 stratégies pour aider à surmonter la procrastination et gagner en efficacité.
On n’embrasse pas les grenouilles, on les mange.
Brian Tracy tire son inspiration pour la stratégie « Eat That Frog » d’une citation de Mark Twain :
« Si vous devez manger une grenouille, il vaut mieux le faire dès le matin. Et si vous devez en manger deux, il vaut mieux commencer par la plus grosse. »
L’idée simple de cette citation : si vous devez manger une grenouille, mieux vaut le faire dès le matin — et vous pouvez être sûr(e) que le pire de la journée est déjà derrière vous.
Brian Tracy applique cette sagesse simple au quotidien professionnel : si vous commencez la journée par votre plus grande tâche, et celle que vous aimez le moins, le reste de la journée est accompagné de la certitude rassurante que toutes les tâches restantes seront relativement agréables et faciles. Cela permet non seulement d’économiser de l’énergie et du temps, mais aussi de préserver ses nerfs. Souvent, les tâches que l’on veut éviter ne sont pas seulement pénibles parce qu’elles sont dénuées de sens. Il s’agit souvent de tâches essentielles que, pour une raison ou une autre, nous trouvons particulièrement difficiles à accomplir.
Si vous vous attaquez toujours à ce type de tâches sans attendre, vous pouvez être sûr(e) de travailler efficacement et de ne pas retarder inutilement les processus.
Attention à ne pas vous étouffer !
Votre grenouille est donc là, devant vous. Elle coasse bruyamment, un peu visqueuse et prête à vous échapper à tout moment : la saisir n’est pas une mince affaire. Et une fois que vous l’avez bien en main, sa taille reste le dernier obstacle. Avaler une grenouille entière d’un seul coup, peu de gens en sont capables.
Brian Tracy pousse ici sa comparaison mentale encore plus loin — et de manière très imagée. Pour éviter de s’étouffer avec une tâche, puis de l’abandonner complètement, il conseille de la découper en plusieurs petites étapes. Ainsi, la grenouille dans son ensemble perd de son aspect effrayant. Manger une grenouille entière, c’est horrible. Mais une cuisse de grenouille ? Bon, toujours pas très appétissant, mais nettement plus faisable.
Essayez de définir différentes étapes intermédiaires et utilisez-les pour identifier les différentes phases du travail. Celles-ci peuvent à leur tour être divisées en tâches plus petites. Plus les étapes intermédiaires sont petites, mieux c’est ! L’objectif n’est pas d’avaler de gros blocs, mais d’avancer pas à pas. Vous pouvez ainsi être sûr(e) de ne pas perdre votre motivation. Un progrès constant et clairement visible vous aidera à rester motivé(e).
1. définissez votre tâche
Avant de vous mettre au travail, prenez le temps de définir précisément votre tâche et votre objectif. Que souhaitez-vous accomplir ? À quoi le résultat final doit-il ressembler ?
2. nommez les étapes intermédiaires
Dès que vous savez ce que vous voulez accomplir, vous pouvez commencer à définir des objectifs intermédiaires et à nommer les étapes de travail. Plus c’est détaillé, mieux c’est !
Concentrez-vous sur la prochaine étape devant vous. Au lieu de vous désespérer face à la tâche dans son ensemble, vous pouvez avancer vers des objectifs intermédiaires.
Barrer des éléments sur une liste de tâches n’est pas seulement satisfaisant, cela aide aussi à garder une vue d’ensemble. Vous voyez en permanence tout ce que vous avez déjà accompli.
Si vous souhaitez encore augmenter votre motivation, vous pouvez également fixer des limites strictes de temps et d’échéance pour chaque tâche. Une cause fréquente de procrastination est l’absence de cadre temporel. Les gens ne deviennent productifs que lorsqu’ils sont vraiment sous pression. En créant des échéances, vous pouvez créer cet effet dans une certaine mesure — mais seulement si vous prenez réellement ces délais au sérieux. S’il y a un risque que vous perdiez votre motivation et abandonniez complètement si vous manquez une échéance, il vaut mieux renoncer à de tels cadres temporels en amont.
En résumé, la stratégie « Eat That Frog » est un concept très utile. Qu’il s’agisse du travail quotidien au bureau ou de grands projets à mener à bien, la stratégie « Eat That Frog » peut être appliquée de nombreuses façons et ne s’adresse certainement pas uniquement aux procrastinateurs obstinés.
Vous trouverez un bref résumé de la théorie dans la vidéo. Vous pouvez bien sûr vous procurer le livre complet dans votre librairie locale, et il est également disponible en livre audio sur Spotify.
2. la « technique Pomodoro » de Francesco Cirillo
La technique Pomodoro : franchement, ça ne donne pas envie ? En réalité, cette stratégie a un lien avec la cuisine italienne — mais (malheureusement) seulement dans la manière dont elle est née.
Qui est Francesco Cirillo ?
Francesco Cirillo est spécialiste de l’efficacité et de la productivité. En tant que consultant et formateur, il accompagne les entreprises dans l’optimisation des processus. Son objectif est de faire plus en moins de temps et avec moins d’efforts. La technique Pomodoro n’est pas seulement la stratégie de gestion de la productivité la plus connue de Cirillo, c’est aussi la plus ancienne. Il l’a développée lorsqu’il était étudiant afin d’augmenter sa propre efficacité. Au final, elle ne lui a pas seulement servi à lui, mais à beaucoup d’autres aussi.
La technique Pomodoro : peut-on la manger ?
En quoi consiste donc cette technique qui porte un nom aussi appétissant ? Malheureusement, la stratégie a peu à voir avec la cuisine italienne. Son nom vient du mot italien pour « tomate ». La raison en est une minuterie de cuisine que Cirillo possédait lorsqu’il était étudiant : c’était son outil préféré pour étudier — et elle avait justement la forme d’une tomate.
Le minuteur en forme de tomate de Cirillo pouvait être réglé sur 25 minutes. Cirillo utilisait ces plages horaires pour étudier de manière régulière et concentrée. Dès que le temps était écoulé, il prenait une pause — puis reprenait avec une nouvelle session de 25 minutes.
Bien que Cirillo ait développé cette technique dans les années 1980, la technique Pomodoro reste aujourd’hui très pertinente — peut-être même plus que jamais. L’objectif de chaque session Pomodoro est de travailler de manière réellement concentrée et focalisée, un défi encore plus grand à l’ère de la numérisation et des smartphones. Après tout, il n’y a qu’un seul clic entre le document Word sur lequel vous travaillez et l’immensité infinie d’Internet.
Focus, focus, focus — pause !
L’objectif de la technique Pomodoro est de travailler de manière vraiment concentrée et focalisée pendant une certaine durée. Dès que le minuteur est lancé, il n’y a plus que vous et votre tâche. Pas de téléphone portable, pas d’e-mails, rien.
Pour réussir à tenir ces phases de manière cohérente, vous pouvez prendre quelques mesures à l’avance. La première étape consiste à définir clairement votre tâche. Cirillo déconseille de travailler sur plusieurs tâches dans une seule unité Pomodoro. Le multitâche favorise lui aussi la distraction et donc la procrastination. Décidez donc sur quoi vous voulez vous concentrer, puis tenez-vous-y.
Veillez également à avoir tout le matériel nécessaire posé devant vous sur la table. La règle est simple : ni plus, ni moins. Cela vous évitera de devoir quitter votre place pendant le temps Pomodoro avant même le début de la session.
Une fois le temps écoulé, vous avez la possibilité de faire une pause. De même que travailler signifie travailler, faire une pause signifie aussi faire une pause. Là encore, soyez cohérent(e) et essayez de vous éloigner consciemment de votre bureau. Laissez vos pensées s’éloigner de votre travail. C’est la seule façon de reprendre ensuite avec un esprit frais.
Évitez le multitâche. Si vous travaillez sur plusieurs tâches en même temps, vous perdrez rapidement votre concentration. Chaque session Pomodoro ne doit être consacrée qu’à une seule tâche.
Jusqu’à ce que le minuteur s’arrête, votre attention doit être entièrement focalisée sur la tâche choisie. Peu importe qu’il s’agisse de 10 ou de 25 minutes.
Si vous travaillez avec régularité, vous devez aussi vous reposer avec la même régularité. Sans pauses régulières, votre concentration et vos performances finiront inévitablement par diminuer.
La technique Pomodoro en pratique
Cirillo formule des recommandations claires concernant cette technique. Pour lui, plus les outils sont simples, mieux c’est. Selon lui, le tic-tac mécanique du minuteur de cuisine a un effet psychologique qu’un minuteur numérique ne pourra jamais avoir sous cette forme. Et même si cela est vrai, vous n’avez pas besoin d’investir dans un minuteur de cuisine pour utiliser la technique Pomodoro vous-même.
De manière générale : trouvez votre rythme. La durée des unités Pomodoro n’est pas plus figée que celle des pauses. Qui sait, peut-être que des phases Pomodoro de 15 minutes vous conviennent mieux ? Ou même des sessions de 35 minutes ? Soyez prêt(e) à expérimenter. Les capacités d’attention et de concentration varient d’une personne à l’autre. Il sert à peu de chose d’essayer de vous forcer dans un cadre rigide. Profitez plutôt de la liberté qu’offre la technologie pour l’adapter à vous et à vos besoins. Mais soyez aussi honnête avec vous-même. Notez comment vous vous sentez avec différentes durées, puis choisissez au final l’option la plus efficace pour vous.
Vous pouvez simplement utiliser le minuteur de votre smartphone comme horloge — mais il existe aujourd’hui aussi de nombreuses applications basées sur le principe Pomodoro.
L’une d’elles est « Forest Grow », qui identifie les smartphones comme la première source de distraction. En conséquence, l’application, qui est en fait une minuterie, associe les phases de travail à une interdiction stricte du smartphone. Elle fonctionne également sur le principe de la gamification. Pour « gagner », il ne faut pas utiliser son smartphone avant la fin du temps imparti.
Concrètement, cela fonctionne ainsi : dans l’application « Forest », une petite plante délicate pousse tandis que le temps s’écoule seconde après seconde. Si vous attrapez votre téléphone avant la fin du temps, vous tuez la plante.
Forest Grow pour iOs :
https://itunes.apple.com/us/app/id1227501286
Forest pour Android :
https://play.google.com/store/apps/details?id=cc.forestapp&hl=de
Pomodoro : flexible, mais cohérent
La technique Pomodoro est si populaire précisément parce qu’elle peut être adaptée de manière très flexible à ses propres besoins tout en répondant à un problème que beaucoup de personnes connaissent : trop de distractions et pas assez de concentration. La technique Pomodoro transforme l’autodiscipline en un comportement limité dans le temps — et donc réalisable par tout le monde.
3. la « règle des 2 minutes » de James Clear
La dernière technique que nous souhaitons vous présenter est aussi la plus récente, et donc la moins connue, des trois stratégies. La règle des 2 minutes de James Clear est aussi simple que géniale. De quoi avez-vous besoin pour la mettre en pratique ? De rien. Même pas d’une grande autodiscipline.
Qui est James Clear ?
James Clear se présente comme auteur, haltérophile et photographe. Il s’est fait connaître avec son livre « Atomic Habits », dans lequel il se concentre sur le développement personnel. Son ouvrage est devenu un best-seller du New York Times — en Europe, en revanche, il est (encore) relativement peu connu.
Deux minutes : à quoi ce temps peut-il bien servir ?
La règle des 2 minutes de Clear s’inspire du principe « Getting Things Done » de David Allen. Le principe de David Allen est le suivant :
« Si cela prend moins de deux minutes, faites-le maintenant. »
Si une tâche prend moins de deux minutes, il vaut mieux la faire immédiatement, sans plus attendre. Qu’il s’agisse de la vaisselle ou d’une facture en souffrance, peu importe. Si vous vous débarrassez tout de suite de ces petites corvées désagréables, vous avez plus de temps pour vous consacrer aux choses vraiment importantes.
Clear applique cette règle à tous les domaines et à toutes les activités — mais surtout aux nouvelles habitudes et aux nouveaux projets.
La règle des 2 minutes stipule que tout peut commencer en deux minutes. Qu’il s’agisse d’une tâche banale ou d’un objectif vraiment ambitieux : tout peut être amorcé dans un délai de deux minutes.
Tous les commencements sont difficiles. Tous les commencements sont faciles.
Cela signifie que la règle des 2 minutes touche au cœur de la procrastination : le démarrage. En réalité, la plupart des gens entrent rapidement dans le flux de travail une fois qu’ils ont commencé. Mais il peut falloir des heures, des jours, des semaines, voire des mois ou des années pour y parvenir.
La règle des 2 minutes est une astuce ingénieuse pour contourner le blocage mental que le fait de commencer provoque chez beaucoup de personnes. Clear explique l’idée derrière la règle des 2 minutes à l’aide d’une physique simple et se réfère à la première loi de Newton : les corps physiques conservent leur mouvement jusqu’à ce qu’ils soient contraints de le modifier par des circonstances ou des forces extérieures. Cela signifie aussi qu’un corps au repos reste au repos jusqu’à ce qu’une force extérieure le mette en mouvement. Une fois ce mouvement amorcé, il est plus facile de le maintenir.
Selon Clear, cela vaut aussi bien pour le corps physique que pour notre psychisme : une fois que vous avez commencé, il est plus facile de continuer.
Le premier pas est souvent le plus difficile
À quoi ressemble donc la règle des 2 minutes dans la pratique ? Clear conseille de décomposer chaque tâche, chaque objectif et chaque projet en étapes simples. Par exemple, si vous voulez devenir écrivain, ne pensez pas au roman à succès qu’il faudra écrire, mais contentez-vous d’écrire quelques phrases. Dans la théorie de Clear, 2 minutes correspondent au temps nécessaire pour transformer un objectif abstrait en une activité concrète. Son conseil : quel que soit votre objectif ou votre tâche — utilisez dès maintenant deux minutes pour commencer.
Nous utilisons trois exemples pour illustrer à quoi cela peut ressembler dans la pratique :
- Objectif : courir régulièrement
Enfilez vos chaussures. Sortez dans la rue. Courez pendant les secondes restantes de vos deux minutes. À la fin de ces 120 secondes, vous pouvez rentrer chez vous. Vous pouvez bien sûr continuer à courir aussi longtemps que vous le souhaitez. - Objectif : trier et ranger votre bureau
Allumez votre PC et commencez à trier, nommer, classer et supprimer les données si nécessaire. Vous pouvez vous arrêter après 120 secondes. Ou continuer selon votre humeur. - Objectif : lire davantage
Prenez un livre de votre choix et commencez à lire. Vous n’avez pas besoin de lire un chapitre, ni dix ou cinq pages. Lisez simplement pendant deux minutes — ce sera probablement entre une et trois pages, selon votre vitesse de lecture. Ensuite, vous pouvez reposer le livre. Ou, si l’envie vous prend, continuer à lire.
Cette technique permet de décomposer de grands objectifs et des projets ambitieux en ce qu’ils sont vraiment : de nombreuses petites étapes réalisables en elles-mêmes — à condition de commencer.
Les créateurs créent !
La règle des 2 minutes ne se concentre pas sur les résultats et les objectifs finaux, mais sur le processus de création et d’action. Comme pour tous les autres principes et théories, nous ne pouvons pas promettre le succès. Mais cela vaut vraiment la peine d’essayer. Après tout, qu’avez-vous à perdre ? 120 secondes ?
Sources et lectures complémentaires
- David Allen (2001) : Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity.
- James Clear (2018) : Atomic Habits. An Easy and Proven Way to Build Good Habits and Break Bad Ones.
- Brian Tracy (2001) : Eat That Frog. 21 Ways to Overcome Procrastination and Get More Done in Less Time.
- https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique
- https://jamesclear.com/how-to-stop-procrastinating
- https://open.spotify.com/album/0GG7XxEYcXsw08EIyyHqGE?si=PoasFtuyTAqgBdCOlntIkw
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