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Zeitmanagement & Disziplin – So nutzt du deine Lebenszeit effektiver als je zuvor

Ach, hätte ich doch nur mehr Zeit… Hast du diesen Gedanken schon einmal verspürt? Ganz klar, mehr Zeit wäre doch einfach toll. Genau um Zeit und Zeitplanung geht es in diesem Artikel. Bevor du “Zeitmanagement” liest und sofort wegklickst, gib uns eine Sekunde, um dir noch etwas Wichtiges zu sagen: Zeitmanagement muss nicht heissen, jeden Tag von A-Z durchzuplanen. Und auch nicht, nur noch mehr und mehr Zeit für die Arbeit zu finden. Es geht um achtsame Ressourcennutzung für einen erfolgreichen Alltag.

Du meinst vielleicht, “du bist halt einfach nicht der Typ für sowas”, aber wir versprechen dir: In diesem Artikel ist auch für die Unorganisiertesten etwas dabei. Jeder hat das Zeug dazu, seine Zeit besser zu nutzen. Bedeutet besser gleich 100%? Nein. Es bedeutet auch nicht Perfektion. Aber um zur allgegenwärtigen Frage zurückzukommen – kann man sich mehr Zeit verschaffen? Wir glauben Ja. Und wir sind auch der Meinung, dass uns das auf Dauer glücklicher machen kann.

Warum Zeitmanagement wichtig ist

Nicht nur Umstände wie Arbeitsstress geben Anlass dazu, sich aufrichtig Gedanken über effizientes und effektives Zeitmanagement zu machen. Man bekommt fast das Gefühl, ständig produktiv sein zu müssen. Doch das Leben ist mehr als Arbeit. Auch im unbeeinflussten Alltag kann Time Management uns produktiver, zufriedener und vor allem zeitbewusster werden lassen. Unsere Zeit gehört uns, und nicht umgekehrt.

Zeitmanagement bedeutet nicht, die eigene Produktivität für die Arbeit um ein Unendlichfaches zu erhöhen.

Es trägt zwar dazu bei, unsere Lebenszeit sinnvoll und bedacht aufzuteilen – ein Werkzeug zu obsessiver Produktivität soll es jedoch nicht werden. Wie findet man nun das Gleichgewicht, die heiss ersehnte Work-Life-Balance, und das noch dazu im Home Office?

Ist Time Management wirklich sinnvoll?

Die Antwort auf diese Frage hängt stark von deiner Intention ab. Was möchtest du mit deinem Zeitmanagement erreichen? Geht es um reine Produktivitätssteigerung, kann Zeitmanagement definitiv wirken. Nicht zu vergessen ist aber, dass gute Zeiteinteilung sich auf das gesamte Leben ausweiten lässt. Klingt erstmal nach viel Arbeit, macht sich aber auf Dauer bezahlt.

Die effiziente Nutzung deiner Arbeitszeit verschafft dir auch mehr Freizeit.

Was wirklich zählt, ist deine Beziehung zur Zeit ganz allgemein. Die Philosophie der Zeitplanung ist leider in der Gesellschaft oft verdreht und wird als Druckmittel verwendet, um sich zu noch mehr Produktivität zu zwingen. Ein aufschlussreicher TED-Talk dazu ist hier anzuhören:

Genau darum findest du im Folgenden ausführliche und essentielle Schritte, um dem erfolgreichen und effektiven Arbeiten von Zuhause im Home Office näherzukommen: Damit deine Heimarbeit nicht Überhand nimmt in einer Zeit, in der sich der private Lebensraum mit dem der Arbeit mischt.

In 7 Schritten zur Kontrolle über deine Zeit

1. Situationsanalyse

Bevor du an die praktische Umsetzung einer Zeitplanungsmethode gehst, gibt es einiges zu beachten. Um eine effektive Methode zu finden und dadurch im Endeffekt Zeit zu sparen, musst du zuallererst deine Lebensumstände genau unter die Lupe nehmen:

Arbeitsumfeld: Physikalisch, aber auch mental. Trägst du viel Verantwortung im Haushalt und in deiner Familie? Hast du einen separaten Büroraum? Wie gross ist die Wahrscheinlichkeit für Ablenkungen?

Arbeitsaufgaben und Deadlines: Was ist der Inhalt deiner Arbeit? Hast du strenge Deadlines einzuhalten oder sind deine Aufgaben nicht besonders zeitgebunden?

Vorhandene Infrastruktur: Welche Geräte stehen dir zur Verfügung? Hier gilt es sowohl technische Ausrüstung als auch Büromöbel zu beachten. Vergiss nicht, deine Gesundheit durch Ergonomie am Arbeitsplatz bestmöglich zu schützen. Täglich auf der Couch zu arbeiten fordert seinen körperlichen Tribut.

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2. Dein persönlicher Sinn und Zweck

Es macht wenig Sinn, sich auf ein ernstes Vorhaben wie Zeitplanung im Alltag einzulassen, wenn man nicht weiss, wofür genau man das tut. Zur Findung der optimalen Zeitplanungsmethode gehört auch das Definieren eines Sinn und Zwecks. Dieser muss individuell für dich gelten.

Weshalb genau möchtest du deine Zeit bewusster und achtsamer managen?

Welche Veränderungen erhoffst du dir?

Wo siehst du dich nach Anwendung erfolgreichen Zeitmanagements in 6 Monaten?

Die Antworten auf diese Fragen werden später ausserdem zum signifikantesten Motivationsfaktor. Dein ganz persönlicher Sinn und Zweck des Time Management ist am Ende des Tages jener Anhaltspunkt, der dir dabei helfen wird, dranzubleiben.

Zeit richtig planen.

3. Gewohnheiten und Präferenzen erfassen

Jetzt, wo du weisst, wie deine Situation aussieht und warum du deine Zeiteinteilung optimieren möchtest, braucht es einen zweiten guten Blick auf dich selbst, weil deine Arbeitsweise immer von deinen Gewohnheiten abhängt.

Wer bist du, und vor allem, wie arbeitest du? Wie sieht deine Zeiteinteilung JETZT aus?

Bist du ein Morgenmensch oder eine Nachteule?

Beeinträchtigt dich das Mittagstief sehr stark?

Arbeitest du gut unter Stress?

Wie kommunizierst du in schwierigen Zeiten mit den Menschen, die mit dir zusammenleben?

4. Ordnung schaffen

Und schon geht’s los! Dein erster Schritt ist ein blanker Start in eine neue Ära der Zeitplanung: Das bedeutet auch, dass du deinen Schreibtisch aufräumen musst. Zu viel Chaos mindert die Produktivität beim Arbeiten und die Ablenkung ist viel grösser. Also, weg mit dem unnützen Zeug und auf ins spannende Abenteuer:

Räume deinen Schreibtisch auf. Chaos am Arbeitsplatz wird dich aus der Ruhe bringen und dir dadurch die Konzentration erschweren.

Auch digital will geordnet sein: Nimm dir ein paar Stunden Zeit, um deine gesamten Dateien und Ordner aufzuräumen, zu leeren und neu zu organisieren. Damit sparst du auf lange Sicht ebenfalls wertvolle Zeit, die du später für dich verwenden kannst.

Auch deine E-Mails sollten geordnet sein. Fast alle Mail-Hosts bieten heutzutage farbige Tags oder das Erstellen von Ordnern an. So kommst du beim Checken deiner Nachrichten nicht durcheinander.

Frau arbeitet im Stehen an einem Sitz-Steh-Tisch.

5. Zeitmanagement-Methode aussuchen

Hier geht es jetzt ans Eingemachte. Welche Zeitmanagement-Methode passt nun zu dir und deiner Situation? Natürlich kannst du ein bewährtes Zeitmanagement-Modell wie die Pomodoro-Technik, Eisenhowermethode oder das ALPEN-Prinzip ausprobieren: eine tolle Übersicht über die besten Methoden findest du hier. Oder aber du bleibst bei der guten alten To-Do-Liste - je nachdem, wie wichtig Prioritäten und visuelle Aufbereitung für dich sind.

Wir empfehlen aber auf jeden Fall, dein Time Management auf irgendeine Weise schriftlich festzuhalten. Manche bevorzugen dafür digitale Planungsmethoden, andere hingegen werden ihr gesamtes Home Office mit Post-Its dekorieren.

Das Wichtigste hast du im Prinzip ja schon geschafft: Du weisst, wie du deine Zeit jetzt gerade nutzt, du kennst dein Ziel, und du kennst deine Mittel. Nun liegt es an dir, wie du all das am besten kombinierst!

6. Arbeitsplan erstellen

So, beinahe geschafft. Du weisst jetzt ganz genau, mit welcher Methode es für dich – zumindest in der jetzigen Situation – am besten funktionieren sollte. Auf geht’s also ans Tagesplan, Wochenplan oder To-Do Listen erstellen.

Hier bist du in deiner Kreativität gänzlich frei. Wähle beispielsweise einen der unten angeführten Vorlagen oder eine praktische App wie die FOCUS Time Management App als Hilfe aus. Du kannst auch deinen eigenen Plan in diversen Tabellen-Programmen oder handschriftlich kreieren.

Downloads:

7. Am Ball bleiben

Dieser Schritt scheint dir jetzt vielleicht irrelevant, hat aber doch seinen gerechtfertigten Platz an dieser Stelle. Man vergisst zu leicht, dass trotz toller Planung und Analyse manchmal etwas schiefgeht.

Komm in einigen Wochen hierher zurück und evaluiere deine Erfolge und Misserfolge mit der Zeitmanagement-Methode deiner Wahl. Vielleicht hast du dir zu viel vorgenommen, vielleicht hat es ganz wunderbar geklappt! So oder so, Reflexion ist essentiell.

Hast du Veränderungen wahrgenommen? Welche Änderungen möchtest du noch vornehmen?

Fühlst du dich überfordert/unterfordert?

Fühlt sich mein Alltag organisierter an? Werde ich das Zeitmanagement auf diese Weise fortsetzen?

Disziplin, nicht Motivation

Am Ende des Tages – und das ist eine unangenehme Wahrheit – bleibt nur die Disziplin. Die Motivation ist wie ein warmer Sommerregen, so verführerisch und intensiv, aber sie hält nicht lange an. Es wird Zeiten geben, da kannst du dich noch so gut geschlagen haben, aber die Motivation wird einfach nicht da sein, ganz gleich, was du versuchst. Hier kommt deine Disziplin ins Spiel, eine Angewohnheit, die trainiert werden muss wie ein Muskel.

Mann arbeitet konzentriert im Homeoffice.

Wie man diszipliniert bleibt

Disziplin ist Übungssache, man lernt sie nicht über Nacht. Folgende Tipps können dir helfen, motiviert zu bleiben, wenn die Motivation zu schwinden droht:

Kleine Belohnungen: Belohnungen sind eine sehr primitive, aber effektive Methode, um sich trotzdem an seine Ziele zu halten. Was hierbei wichtig ist: Belohne dich auch in Zeiten, wenn du ohnehin motiviert bist. Ansonsten wird es bei einem Motivationstief schwieriger sein, diszipliniert zu sein und die Belohnung überhaupt zu schätzen und anzustreben.

Hoch und Tiefs: Sei dir der Tatsache bewusst, dass nach einem Tief wieder ein Hoch kommt. Du kannst dir das vorstellen wie die letzten 10 Push-Ups bei einem Workout mit 50 Push-Up Wiederholungen. Es ist unglaublich hart, aber du weisst, bald ist es wieder leichter. Zähne fest zusammenbeissen und durch!

Disziplin aktiv üben: Ja, wirklich! In Zeiten, in denen du voller Tatendrang und Motivation steckst, solltest du Disziplin am meisten üben. Dann fällt es dir nämlich nicht allzu schwer und du gewöhnst dich in kleinen Schritten an dieses Gefühl der Überwindung. Nur noch eine halbe Stunde länger. Nur noch 10 Squats mehr. Pushe dich an guten Tagen!

Deine Zeit gehört dir, nicht du deiner Zeit.

Was du am Ende des Tages nicht vergessen darfst und sollst, ist, dass deine Lebenszeit dir allein gehört. Wir alle müssen uns der Gesellschaft und dem damit verbundenen Arbeitsleben zwar bis zu einem gewissen Grad beugen, aber viele Entscheidungen liegen bei uns selbst. Manche haben das Privileg, sich hier mehr Freiheiten erlauben zu können, andere weniger.

Privates von der Arbeitswelt aber so gut wie möglich zu trennen und somit einen gesunden Ausgleich zu schaffen, ist dennoch in jeder Lebenslage erstrebenswert. Zeitplanung mag nicht für jede/n sein, aber für jede/n einen Versuch wert!

Ressourcen und weitere Lektüre:

Keynotes zu Zeitmanagement: