Gestion du temps : planification du temps avec le principe d’Eisenhower
Lundi matin, 8 h : vous avez votre café à la main et êtes prêt·e à vous mettre au travail. Votre liste de choses à faire est devant vous, votre agenda est sous les yeux et votre boîte de réception est ouverte. Il ne manque plus qu’une chose : savoir par où commencer.
Logique : on commence par la tâche la plus importante. Ou par celle qu’on aime le plus et qui demande peu d’effort, pour se mettre en route plus facilement ? Ou, au contraire, par la pire tâche, selon le principe du « pire d’abord » ? Peut-être que tout cela n’est pas aussi logique qu’il n’y paraît au premier abord.
Prioriser n’est pas toujours simple. C’est précisément là qu’intervient le principe d’Eisenhower : avec une méthode simple d’évaluation des tâches, ce principe s’est imposé comme un grand classique de la gestion du temps. L’évaluation rigoureuse des différentes tâches facilite leur classement et, par conséquent, leur réalisation. Mais commençons par le début.
Dwight D. Eisenhower : président américain et génie de la gestion du temps ?
Quiconque connaît l’histoire américaine sait que Dwight D. Eisenhower était tout sauf ennuyeux. Il n’est donc guère surprenant que l’une des méthodes de gestion du temps les plus connues lui soit attribuée. Et ce, alors qu’il n’existe en réalité aucune preuve historique qu’Eisenhower ait jamais appliqué cette méthode !
Le nom renvoie en fait à l’un de ses discours de 1954, dans lequel il a cité :
« J’ai deux sortes de problèmes : les urgents et les importants. Les importants ne sont jamais urgents, et les urgents ne sont jamais importants. »
Qu’est-ce que cela signifie ?
Principe d’Eisenhower : remettre de l’ordre dans le chaos
La méthode Eisenhower est une manière simple de classer les tâches selon leur importance et leur urgence. Le principe repose sur la matrice d’Eisenhower à deux axes : quatre critères d’évaluation permettent de créer quatre cases, sur la base desquelles les tâches peuvent être classées :
Les tâches sont soit urgentes ou non urgentes et importantes ou non importantes.
Les quatre cases qui en résultent sont désignées par les lettres A, B, C et D. Les tâches deviennent ainsi des tâches A, B, C ou D selon leur classement.
Dans la pratique, la plupart des tâches peuvent être catégorisées et classées de cette manière.
Vous trouverez ici notre modèle du principe d’Eisenhower :
De la théorie à la pratique : la matrice d’Eisenhower
Vous n’avez pas besoin de dessiner ou d’imprimer une matrice d’Eisenhower pour appliquer la méthode. Il suffit de l’avoir sous les yeux à l’écran pendant que vous consultez votre liste de choses à faire.
Posez-vous maintenant les deux questions suivantes pour chaque élément de votre liste :
- Cette tâche est-elle urgente ou non urgente ?
- Cette tâche est-elle importante ou non importante ?
Selon les réponses, vous savez déjà dans quelle catégorie se situe chaque tâche. Notez la lettre correspondante à côté de la tâche.
La méthode Eisenhower ne vous aide pas seulement à faire le point sur l’urgence et l’importance des tâches. Elle donne aussi des consignes concrètes pour les différentes catégories de tâches.
Tâches A : A comme « priorité absolue »
Toutes les tâches marquées de la lettre A ont la plus haute priorité. Cela va probablement de soi. Il s’agit notamment des tâches déjà planifiées - et souvent relativement serrées.
Par exemple, si vous avez un rendez-vous important avec un client demain et que vous devez préparer une présentation pour l’occasion, il s’agit clairement d’une tâche A à accomplir immédiatement. Il n’est tout simplement pas question de la remettre à plus tard.
L’instruction donnée par la matrice d’Eisenhower est donc très simple : faites-la. Immédiatement et personnellement.
Tâches B : bien plus qu’un simple travail de fond
Tout le monde les connaît, tout le monde en a : des tâches qui sont en réalité importantes, mais qui ne semblent pas urgentes et paraissent donc sans cesse reportées. Dans la plupart des cas, toutefois, ces tâches sont bien plus qu’un simple travail de fond et sont essentielles à l’évolution de carrière.
Par exemple, il peut s’agir de la refonte du site Internet de l’entreprise, sans cesse repoussée à cause des commandes clients.
La consigne intelligente du principe d’Eisenhower ici est : planifier. En définissant un cadre temporel pour la tâche, elle deviendra tôt ou tard une tâche A - et sera ainsi enfin réalisée !
Tâches C : les petites choses agaçantes
Les tâches C ne sont pas vraiment importantes. En tout cas, pas vraiment. Mais elles doivent quand même être faites. Un exemple de tâche C serait la réservation d’une salle de séminaire pour un atelier. Une tâche qui n’est pas importante en soi, mais qui doit tout de même être réalisée en raison de son urgence.
Le principe d’Eisenhower dit à propos des tâches C : déléguer. Si vous avez la possibilité de confier la tâche à quelqu’un d’autre, faites-le. Cela vous laissera du temps pour vous concentrer sur vos tâches A.
Si vous n’avez pas la possibilité de déléguer ces tâches, vous devez les réévaluer : s’agit-il vraiment d’une tâche C ? Si vous êtes seul·e responsable de l’organisation de l’atelier, la réservation de la salle de séminaire est peut-être en réalité plutôt une tâche A pour vous. Et comme on le sait, ces tâches doivent être gérées tout autrement.
Tâches D : et à éliminer !
Si une tâche n’est ni importante ni urgente, elle n’a pas sa place sur votre liste de choses à faire, mais plutôt sur votre liste de souhaits. Les consignes de la méthode Eisenhower sont donc très simples : il suffit d’éliminer les tâches D.
En principe, vous pouvez aussi les mettre de côté. Si vous avez suffisamment de temps pour vous en occuper plus tard, vous pouvez tout à fait le faire.
Un exemple d’une telle tâche serait la lecture d’un article qui vous intéresse, mais qui n’a aucune pertinence immédiate.
Le principe d’Eisenhower dans la pratique
Le principe d’Eisenhower est avant tout pragmatique.
Les tâches sont évaluées selon des critères clairs et faciles à utiliser, puis classées en même temps. Le résultat est une grille d’action simple qui facilite les listes de choses à faire et leur mise en œuvre. Il n’y a pas de place ici pour le hasard ou l’arbitraire, et c’est une bonne chose. Ou pas ?
Nous pensons que oui et non. Si certaines tâches ne doivent clairement pas être reportées ou remises à plus tard, nous estimons que même les prétendues tâches C et D ont leur place sur notre bureau. Après tout, l’urgence et l’importance ne signifient pas la même chose pour tout le monde et dépendent toujours de la situation individuelle.
La recherche, la formation continue et les prétendus « travaux de fond » sont bien plus qu’un simple passe-temps agréable et portent souvent leurs fruits à long terme - même s’ils ne sont ni urgents ni importants dans l’immédiat.
Méthode Eisenhower : un soutien à la décision en période de stress
Néanmoins, l’utilité pratique du principe d’Eisenhower est incontestable. Surtout dans les phases stressantes, ce principe peut aider à prendre des décisions efficaces. Ce n’est pas la seule raison pour laquelle le principe d’Eisenhower a clairement gagné sa place parmi les grands classiques de la gestion du temps.
Des éléments du principe d’Eisenhower peuvent s’intégrer dans presque toute planification quotidienne et temporelle existante.
Réfléchir consciemment aux tâches en termes d’importance et d’urgence peut être particulièrement utile. Ainsi, les angles morts, comme les tâches B souvent oubliées, peuvent eux aussi être identifiés.
Nous pensons que la méthode Eisenhower vaut assurément la peine d’être essayée ! Reste à voir si l’application régulière de la méthode deviendra ensuite pour vous une tâche A ou B - cela se verra certainement dans la pratique.
