Zeitmanagement: Zeitplanung mit dem Eisenhower-Prinzip

Montagmorgen, 8 Uhr: Du hast deinen Kaffee in der Hand und bist bereit, durchzustarten. Deine To-Do-Liste liegt vor dir, du hast deinen Kalender im Blick und dein Postfach ist offen. Fehlt eigentlich nur noch eines: Ein Plan, wo du am besten anfangen solltest.

Logisch: Wir fangen bei der wichtigsten Aufgabe an. Oder doch bei der Lieblingsaufgabe, die wenig Anstrengung erfordert, um den Einstieg zu erleichtern? Oder aber im Gegenteil, mit der schlimmsten Aufgabe, frei nach dem Motto ”das Schlimmste zuerst”? Vielleicht ist das Ganze doch nicht so logisch, wie es zuerst scheint.

Prioritäten setzen fällt nicht immer leicht. Genau hier setzt das Eisenhower-Prinzip an: Mit einem einfachen Schema zur Beurteilung von Aufgaben konnte sich das Prinzip als einer der Klassiker des Zeitmanagements etablieren. Durch die stringente Bewertung der verschiedenen Tasks fällt es leichter, Aufgaben zu sortieren und infolgedessen zu erledigen. Aber fangen wir am Anfang an.

Dwight D. Eisenhower: Amerikanischer Präsident und Zeitmanagement-Genie? 

Wer mit der amerikanischen Geschichte vertraut ist, weiss: Langweilig wurde Dwight D. Eisenhower gewiss selten. Insofern verwundert es wenig, dass eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden ihm zugewiesen wird. Und das obwohl es von historischer Seite tatsächliche keine Belege dafür gibt, dass Eisenhower die Methode je praktiziert hat!  

Stattdessen bezieht sich die Namensgebung auf eine seiner Reden aus dem Jahr 1954, in der er zitierte:

“Ich habe zwei Arten von Problemen: dringende und wichtige. Die Wichtigen sind nie dringend, und die Dringenden sind nie wichtig.”

Was hat es damit auf sich? 

Eisenhower-Prinzip: Ordnung ins Chaos bringen

Die Eisenhower-Methode ist eine simple Art, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren. Die Basis des Prinzips bildet die geniale Eisenhower-Matrix auf zwei Achsen: Vier Bewertungskriterien formen vier Felder, auf deren Basis sich die Aufgaben und Tasks einordnen lassen: 

Aufgaben sind entweder dringend oder nicht dringend und wichtig oder nicht wichtig. 

Die sich so ergebenden vier Felder werden mit den Buchstaben A, B, C und D bezeichnet. Die Aufgaben sind entsprechend der Zuordnung A-, B-, C- oder D-Aufgaben.

Die meisten Aufgaben lassen sich in der Praxis in dieser Form kategorisieren und so auch sortieren. 

Hier findest du unsere Eisenhower-Matrix Vorlage:

Von der Theorie in die Praxis: Die Eisenhower-Matrix

Um die Eisenhower-Methode anzuwenden, musst du keine Eisenhower-Matrix zeichnen oder ausdrucken. Es genügt, wenn du sie vor dir auf dem Bildschirm hast, während du auf deine To-Do-Liste blickst.

Stelle dir nun bei jedem Punkt auf deiner To-Do-Liste folgende zwei Fragen:

1. Ist diese Aufgabe dringend oder nicht dringend?
2. Ist diese Aufgabe wichtig oder unwichtig?

Basierend auf den Antworten weisst du bereits, in welche Kategorie welche Aufgabe fällt. Notiere dazu den entsprechenden Buchstaben neben der Aufgabe.

Die Eisenhower-Methode hilft nicht nur dabei, einen Überblick über Dringlichkeit und Wichtigkeit der Aufgaben zu bekommen. Sie gibt zudem auch konkrete Handlungsanweisungen zu den verschiedenen Aufgaben-Kategorien. 

A-Aufgaben: A wie „Allerhöchste Priorität“

All jene Aufgaben, die den Buchstaben A tragen, haben höchste Priorität. Das ist vermutlich selbsterklärend. Zu diesen Aufgaben zählen insbesondere Aufgaben, die bereits zeitlich terminiert sind – und das häufig relativ knapp.

Hast du zum Beispiel morgen einen wichtigen Kundentermin und musst dafür eine Präsentation aufbereiten, ist das eine klare A-Aufgabe, die sofort erledigt gehört. Hier ist schlichtweg kein Aufschieben möglich.

Die Anweisung, die die Eisenhower-Matrix gibt, ist dementsprechend simpel: Erledigen. Und zwar sofort und persönlich.

B-Aufgaben: Weit mehr als Fleissarbeit

Jeder kennt sie, jeder hat sie: Aufgaben, die eigentlich wichtig sind, aber nicht drängen und deswegen gefühlt ewig in der Warteschleife hängen. Meist sind diese Tasks jedoch weit mehr als blosse Fleissaufgaben und für das berufliche Vorankommen essentiell.

Ein Beispiel wäre etwa der Relaunch der unternehmenseigenen Webseite, der aufgrund von Kundenaufträgen ständig nach hinten verschoben wird.

Die clevere Anweisung des Eisenhower-Prinzips lautet hier: Terminieren. Indem der Aufgabe ein zeitlicher Rahmen gesetzt wird, wird sie früher oder später zur A-Aufgabe – und damit sicher auch endlich erledigt!

C-Aufgaben: Der lästige Krimskrams

C-Aufgaben sind eigentlich nicht wichtig. Eigentlich. Erledigt werden wollen sie dennoch. Ein Beispiel für eine C-Aufgabe wäre etwa die Buchung eines Seminarraumes für einen Workshop. Eine Aufgabe, die zwar an und für sich nicht wichtig ist, aber aufgrund ihrer Dringlichkeit dennoch erledigt werden will.

Das Eisenhower-Prinzip sagt zu C-Aufgaben: Delegieren. Solltest du die Möglichkeit haben, die Aufgabe an jemand anderes abzugeben, tu es. So hast du Zeit, dich deinen A-Aufgaben zu widmen.

Hast du nicht die Möglichkeit, die Aufgaben zu delegieren, heisst es nochmals evaluieren: Handelt es sich wirklich um eine C-Aufgabe? Wenn du alleine für die Organisation des Workshops zuständig bist, kann die Buchung des Seminarraumes für dich tatsächlich eher eine A-Aufgabe sein. Und mit diesen ist bekanntlich gänzlich anders umzugehen.

D-Aufgaben: Und weg damit!

Wenn eine Aufgabe weder wichtig noch dringend ist, hat sie nichts auf deiner To-Do-Liste verloren, sondern eher auf deiner Wunschliste. Dementsprechend simpel ist auch die Anweisung der Eisenhower-Methode, die zu D-Aufgaben schlichtweg „Eliminieren“ sagt.

Grundsätzlich kannst du diese Aufgaben jedoch auch in die Ablage geben. Solltest du später genug Luft haben, um dich um sie zu kümmern, kannst du das dann noch immer tun. 

Ein Beispiel für eine solche Aufgabe wäre etwa das Lesen eines Artikels, der für dich zwar interessant ist, jedoch keine akute Relevanz besitzt. 

Das Eisenhower-Prinzip im Praxistest

Das Eisenhower-Prinzip ist vor allem eines: Pragmatisch.

Aufgaben werden nach klaren und einfach anwendbaren Kriterien beurteilt und
zugleich kategorisiert. Das Ergebnis ist ein geradliniger Action-Sheet, der
To-Do-Listen und deren Umsetzung schlichtweg vereinfacht. Zufälle und Willkür haben hier keinen Platz mehr und das ist auch gut so. Oder?

Wir finden: Jein. Während sich gewisse Aufgaben definitiv nicht verschieben lassen oder aufschieben lassen sollten, finden wir, dass auch vermeintliche C- und D-Aufgaben ihre Berechtigung auf unserem Schreibtisch haben. Schliesslich bedeuten auch Dringlichkeit und Wichtigkeit für jeden etwas anderes und kommen auch immer auf die individuelle Situation an.

Recherche, Weiterbildung und vermeintliche „Fleissarbeiten“ sind weit mehr als ein netter Zeitvertreib und rentieren sich oft auf lange Sicht – auch wenn sie unmittelbar weder dringend noch wichtig sind. 

Eisenhower-Methode als Entscheidungshilfe in stressigen Zeiten

Trotzdem lässt sich der praktische Wert des Eisenhower-Prinzips nicht verleugnen. Gerade in stressigen Phasen kann das Prinzip dabei helfen, effiziente Entscheidungen zu treffen. Nicht nur deswegen hat sich das Eisenhower-Prinzip seinen Platz unter den Klassikern des Zeitmanagements klar verdient.

Elemente des Eisenhower-Prinzips lassen sich in fast jede bestehende Tages- und Zeitplanung integrieren. 

Gerade das bewusste Reflektieren von Tasks in Bezug auf Wichtigkeit und Dringlichkeit kann wesentlich sein. So können auch blinde Flecken, wie gerne vergessene B-Aufgaben, identifiziert werden.

Wir finden: Einen Versuch ist die Eisenhower-Methode auf jeden Fall wert! Ob die regelmässige Anwendung der Methode für dich dann zur A- oder B-Aufgabe wird, wird die Praxis gewiss zeigen.