Aumentate la vostra produttività con queste 3 strategie!

Lunedì, ore 17.00: la porta dell'ufficio si chiude alle vostre spalle e voi lasciate l'edificio con la sensazione di aver fatto davvero molti progressi. È stata una giornata intensa. Vi siete svegliati riposati e siete riusciti a lavorare in modo fluido e concentrato fin dall'inizio. Certo, ci sono state sfide e attriti qua e là, ma alla fine tutto è stato risolto. Una buona giornata. Una giornata produttiva. Una di quelle giornate in cui 8 ore sembrano al massimo 3 ore. E si sa che il resto della settimana continuerà esattamente così.

Uno scenario come questo non è solo il desiderio di tutti i datori di lavoro, ma anche di molti dipendenti. A poche persone piace davvero essere pigre e improduttive. Tutti vogliamo fare bene quello che facciamo e godercelo. Eppure, nella pratica, ci troviamo spesso a dover affrontare giornate di inattività.

Strategien zur Steigerung deiner Produktivität

In questi giorni, che sono l'esatto contrario di una giornata come quella descritta sopra, in qualche modo nulla vuole andare avanti. Pur sapendo che non c'è modo di aggirare il nostro compito, lo rimandiamo, scorriamo Facebook e poi Instagram e finiamo per passare ore su astruse pagine di Wikipedia. Pochissime persone tornano a casa soddisfatte da una giornata come questa.

Domani è un altro giorno: la procrastinazione

Negli ultimi anni "procrastinazione" è diventata una vera e propria parola d'ordine, in parte perché quasi tutti possono identificarsi con la sensazione che la parola descrive. Il termine deriva dal latino"procrastinare". Come combinazione di"pro" e"crastinum", significa qualcosa come "per domani" e quindi descrive perfettamente ciò che accade con la procrastinazione: compiti e doveri (spiacevoli) vengono rimandati e rimandati a una data successiva.

Prokrastination kann mithilfe einfacher Strategien überwunden werden.

Le persone che procrastinano possono passare ore, giorni e settimane a rimandare determinati compiti. Il processo avviene sia consciamente che inconsciamente e può assumere proporzioni quasi ossessive. Nessun procrastinatore si sente veramente bene. La coscienza sporca e le scadenze sempre più pressanti sono compagni costanti della famosa procrastinazione. Ma perché è così difficile uscire da questa spiacevole situazione? Perché non portare a termine il compito e farla finita? Se solo fosse così facile!

Fortunatamente, oggi esistono diverse strategie che possono aiutare a eliminare le varie cause della procrastinazione. Innanzitutto, le ragioni per cui le persone procrastinano sono molteplici. Dalla mancanza di sfide alla sopraffazione, dalla mancanza di motivazione all'eccessivo perfezionismo: così come sono varie le cause della procrastinazione, altrettanto varie devono essere le soluzioni. Vi consigliamo di non scoraggiarvi se una strategia non funziona per voi. Continuate a sperimentare! Ci sarà sicuramente il trucco giusto anche per voi: dovete solo trovarlo.

1, 2 o 3: a voi la scelta

In questo post vi presentiamo tre strategie che potete utilizzare per superare la procrastinazione o per prevenirla del tutto. Sebbene tutte e tre le strategie siano ugualmente pensate per aumentare l'efficienza e la produttività, partono da punti diversi. L'unica cosa che le strategie hanno in comune è che per applicarle non è necessario alcuno strumento, o quasi. Vi auguriamo di provarle!

1 "Mangia quella rana" di Brian Tracy

La prima strategia che vogliamo presentare è il principio "Mangia quella rana" di Brian Tracy. Nel nostro team, la nostra Regional Manager Cécile in particolare è una forte sostenitrice di questo principio e da allora è riuscita a contagiare diversi altri membri del team.

Chi è Brian Tracy?

Brian Tracy è un oratore motivazionale e autore di bestseller specializzato in sviluppo aziendale e personale. "Eat That Frog" è l'opera più nota di Tracy. Nel libro presenta 21 strategie che aiutano a superare la procrastinazione e a raggiungere una maggiore efficienza.

Le rane non si baciano, si mangiano.

Brian Tracy trae ispirazione per la strategia "Mangia quella rana" da una citazione di Mark Twain:

"Se il tuo lavoro è mangiare una rana, è meglio farlo di prima mattina. E se il tuo compito è mangiare due rane, è meglio mangiare prima la più grande".

Il succo della citazione è semplice: se dovete mangiare una rana, è meglio farlo per prima cosa al mattino, e potrete essere certi di esservi lasciati alle spalle la parte peggiore della giornata.

Eat The Frog ist eine bekannte Strategie zur Überwindung von Prokrastination.

Brian Tracy applica questa semplice saggezza alla vita lavorativa di tutti i giorni: Se si inizia la giornata con il compito più importante e meno gradito, il resto della giornata avrà la rassicurante certezza che tutti i compiti restanti saranno relativamente piacevoli e facili. In questo modo non solo si risparmiano energie e tempo, ma anche i nervi. Spesso i compiti che vogliamo evitare non sono solo fastidiosi perché privi di significato. Spesso si tratta di compiti essenziali che, per qualsiasi motivo, richiedono un grande sforzo per essere portati a termine.

Se vi occupate sempre di questi compiti subito, potete essere certi di lavorare in modo efficiente e di non ritardare inutilmente i processi.

Attenzione a non soffocare!

Eccola lì, la vostra rana. Qua e là, gracchia forte, è un po' viscida e cerca sempre di allontanarsi da voi: prenderla in mano non è un compito facile. E una volta che l'avete afferrata saldamente, le sue dimensioni sono ancora l'ultimo ostacolo. Mangiare una rana intera, in un unico grande sorso, è qualcosa che poche persone riescono a fare.

Brian Tracy porta il suo paragone mentale ancora più in là, e in modo molto vivace. Per evitare di soffocare in un compito e poi abbandonarlo completamente, consiglia di suddividere il compito in sezioni più piccole. In questo modo, la rana nel suo insieme perde il suo orrore. Mangiare una rana intera è un male. Ma una gamba di rana? Beh, è ancora abbastanza brutto, ma in confronto è fattibile.

Cercate di definire diverse pietre miliari e usatele per identificare le diverse fasi del lavoro. Queste possono essere a loro volta suddivise in compiti più piccoli. Più piccoli sono i vari passaggi intermedi, meglio è! L'obiettivo non è quello di lavorare in grandi pezzi, ma di procedere passo dopo passo. In questo modo sarete sicuri di non perdere la motivazione. Progressi costanti e ben visibili vi aiuteranno a mantenere la motivazione.

1. definite il vostro compito
Prima di mettervi al lavoro, prendetevi del tempo per definire con precisione il vostro compito e il vostro obiettivo. Cosa volete ottenere? Come volete che sia il risultato finale?

2. definire le fasi intermedie
Non appena si sa cosa si vuole ottenere, si può iniziare a definire gli obiettivi intermedi e a dare un nome alle fasi di lavoro. Più dettagliati sono, meglio è!

3. iniziate a lavorare
Concentratevi sul prossimo passo da compiere. Invece di disperarsi per il compito nel suo complesso, si può lavorare per raggiungere gli obiettivi intermedi.

4. seguite i vostri progressi
Spuntare gli elenchi di cose da fare non è solo divertente, ma aiuta anche a tenere il conto. Potete sempre vedere quanto avete già raggiunto.

Se volete aumentare ulteriormente la vostra motivazione, potete anche fissare limiti di tempo e scadenze rigorose per i singoli compiti. Una causa comune della procrastinazione è la mancanza di una scadenza. Le persone diventano produttive solo quando hanno davvero poco tempo a disposizione. Creando delle scadenze, potete creare voi stessi questo effetto in una certa misura, ma solo se prendete davvero sul serio queste scadenze. Se c'è il rischio di perdere la motivazione e di rinunciare completamente a una scadenza, è meglio fare a meno di queste scadenze in anticipo.

In sintesi, la strategia "Mangia la rana" è un concetto molto utile. Che si tratti del lavoro quotidiano in ufficio o di affrontare grandi progetti, la strategia "Eat That Frog" può essere applicata in molti modi e non è certamente interessante solo per i procrastinatori ostinati.

Il video riassume la teoria in breve. Il libro completo si trova sicuramente nella vostra libreria di fiducia ed è disponibile anche come audiolibro su Spotify.

2. la "Tecnica del Pomodoro" di Francesco Cirillo

La Tecnica del Pomodoro: onestamente, non suona deliziosa? In effetti, questa strategia ha a che fare con la cucina italiana, ma (purtroppo) solo per quanto riguarda il modo in cui è nata.

Chi è Francesco Cirillo?

Francesco Cirillo è specializzato in efficienza e produttività. Come consulente e formatore, supporta le aziende nell'ottimizzazione dei processi. Il suo obiettivo è ottenere di più in meno tempo e con meno sforzo. La tecnica del Pomodoro non è solo la strategia di gestione della produttività più nota di Cirillo, ma anche la più antica. L'ha sviluppata durante il periodo in cui era studente per aumentare la propria efficienza. Alla fine, però, non ha aiutato solo se stesso, ma anche molti altri.

La Tecnica del Pomodoro: si può mangiare?

In cosa consiste questa tecnica, che sembra un piatto delizioso? Purtroppo la strategia ha poco a che fare con la cucina italiana. Il nome deriva dalla parola italiana "pomodoro". Il motivo è un orologio da cucina che Cirillo possedeva quando era studente: era lo strumento preferito di Cirillo quando si trattava di imparare - e si dava il caso che avesse la forma di un pomodoro.

Il timer da cucina a forma di pomodoro di Cirillo poteva essere impostato su 25 minuti. Cirillo utilizzava questi periodi di tempo per studiare con costanza e concentrazione. Allo scadere del tempo, faceva una pausa e poi iniziava la sessione successiva di 25 minuti.

Sebbene Cirillo l'abbia sviluppata negli anni '80, la tecnica del Pomodoro è ancora oggi di grande attualità, forse più che mai. L'obiettivo di ogni sessione di Pomodoro è quello di ottenere un lavoro veramente concentrato e mirato, una sfida più che mai importante nell'era della digitalizzazione e degli smartphone. In fondo, tra il documento Word su cui si sta lavorando e l'infinita distesa di Internet c'è solo un click.

Die Pomodoro-Technik ist eine simple Strategie, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren.

Concentrarsi, concentrarsi, concentrarsi - pausa!

L'obiettivo della tecnica del Pomodoro è quello di lavorare in modo veramente concentrato e mirato per un certo periodo di tempo. Non appena viene impostato il timer, non c'è altro che voi e il vostro compito. Niente cellulare, niente e-mail, niente.

Per rispettare davvero queste fasi in modo costante, si possono adottare alcuni accorgimenti in anticipo. Il primo passo è definire chiaramente il vostro compito. Cirillo consiglia di non lavorare su più compiti in un'unica unità di Pomodoro. Questo perché anche il multitasking invita alla distrazione e quindi alla procrastinazione. Decidete quindi su cosa volete concentrarvi e attenetevi ad esso.

Assicuratevi inoltre di avere tutto il materiale necessario sul tavolo davanti a voi. La regola è: non di più, ma nemmeno di meno. In questo modo si eviterà di dover lasciare il tavolo entro il tempo del Pomodoro prima dell'inizio della sessione.

Allo scadere del tempo, si ha la possibilità di fare una pausa. Così come lavoro significa lavoro, anche la pausa significa pausa. Anche in questo caso siate coerenti e cercate di lasciare consapevolmente la vostra scrivania. Date ai vostri pensieri l'opportunità di allontanarsi dal lavoro. Solo così potrete ripartire rinvigoriti.

1. evitare le distrazioni
Assicuratevi un ambiente di lavoro tranquillo. Cercate di identificare ed evitare in anticipo le potenziali distrazioni. Mettete anche lo smartphone in modalità aereo.

2. lavorare in modo concentrato
Evitare il multitasking. Se si lavora su più attività contemporaneamente, si perde rapidamente la concentrazione. Ogni sessione di Pomodoro deve essere dedicata a una sola attività.

3. concentrarsi
Fino allo scadere del timer, è necessario concentrare la propria attenzione esclusivamente sull'attività scelta. Indipendentemente dal fatto che si tratti di 10 o 25 minuti.

4. fate delle pause
Se lavorate con costanza, dovete anche riposare con altrettanta costanza. Senza pause regolari, la concentrazione e le prestazioni diminuiscono inevitabilmente.

La tecnica del Pomodoro in pratica

Cirillo ha formulato chiare raccomandazioni per la tecnica. Per lui, più semplici sono gli strumenti, meglio è. Secondo lui, il ticchettio meccanico del timer da cucina ha un effetto psicologico che un timer digitale non potrà mai avere in questa forma. E anche se questo è vero, non è necessario investire in un timer da cucina per utilizzare la tecnica del Pomodoro.

In generale: trovare il proprio ritmo. La durata delle unità di Pomodoro è poco definita, così come la durata delle pause. Chissà, forse le fasi di Pomodoro da 15 minuti sono più adatte a voi? O addirittura sessioni di Pomodoro da 35 minuti? Siate pronti a sperimentare. I tempi di attenzione e concentrazione variano da persona a persona. È poco utile cercare di forzarsi in uno stampo. Sfruttate invece la libertà che la tecnologia vi offre per adattarla a voi e alle vostre esigenze. Ma siate anche onesti con voi stessi. Prendete nota di come vi sentite con le diverse unità di tempo e scegliete infine l'opzione più efficiente per voi.

Potete semplicemente utilizzare il timer del vostro smartphone come orologio, ma oggi esistono anche molte applicazioni che si basano sul principio del Pomodoro.

Una di queste è "Forest Grow", che individua negli smartphone la prima fonte di distrazione. Di conseguenza, l'app, che è fondamentalmente un timer, collega le fasi di lavoro con un rigoroso divieto di utilizzo dello smartphone. Funziona anche secondo il principio della gamification. Chi vuole "vincere" non può usare lo smartphone prima dello scadere del tempo.

Mobile Apps gegen Prokrastination

Concretamente, le cose stanno così: Nell'app "Forest", una delicata piantina cresce mentre il tempo scorre secondo dopo secondo. Se si prende il cellulare prima dello scadere del tempo, si uccide la pianta.

Forest Grow per iOs:
https://apps.apple.com/tr/app/forest-grow-motivation-time/id1097508352

Forest per Android:
https://play.google.com/store/apps/details?id=cc.forestapp&hl=de

Pomodoro: flessibile, ma coerente

La tecnica del Pomodoro è così popolare proprio perché può essere adattata in modo flessibile alle proprie esigenze, pur affrontando un problema che molte persone devono affrontare: Troppe distrazioni e poca concentrazione. La tecnica del Pomodoro trasforma l'autodisciplina da un concetto astratto a un comportamento limitato nel tempo, rendendola alla portata di tutti.

3. la "regola dei 2 minuti" di James Clear

L'ultima tecnica che vogliamo introdurre è anche la più giovane e quindi meno conosciuta delle tre strategie. La regola dei 2 minuti di James Clear è tanto semplice quanto geniale. Di cosa avete bisogno? Niente. Nemmeno di molta autodisciplina.

Chi è James Clear?

James Clear si descrive come autore, sollevatore di pesi e fotografo. Ha fatto scalpore il suo libro "Atomic Habits", in cui si concentra sullo sviluppo personale. Il suo lavoro è diventato un bestseller del New York Times, ma in Europa è (ancora) relativamente sconosciuto.

Due minuti: Per cosa è sufficiente questo tempo?

La regola dei 2 minuti di Clear si basa sul principio "Getting Things Done" di David Allen. Il principio di David Allen è il seguente:

"Se ci vogliono meno di due minuti, fallo subito".

Se un compito richiede meno di due minuti, è meglio svolgerlo subito senza ulteriori ritardi. Non importa se si tratta di lavare i piatti o di una bolletta insoluta. Se si eliminano subito le cose spiacevoli, si ha più tempo per occuparsi delle cose veramente importanti.

Clear applica questa regola a tutte le aree e attività, ma soprattutto alle nuove abitudini e attività.

La regola dei 2 minuti stabilisce che tutto può essere iniziato entro due minuti. Indipendentemente dal fatto che si tratti di un compito banale o di un obiettivo davvero grande e ambizioso: Tutto può essere iniziato in due minuti.

Mit einfachen Mitteln kann man gegen Prokrastination ankämpfen.

Tutti gli inizi sono difficili. Tutti gli inizi sono facili.

Ciò significa che la regola dei 2 minuti colpisce il punto cruciale della procrastinazione: l'inizio. Infatti, la maggior parte delle persone trova rapidamente la strada per il flusso di lavoro una volta iniziato. Tuttavia, possono essere necessarie ore, giorni, settimane o addirittura mesi e anni per arrivare a questo punto.

La regola dei 2 minuti è un trucco intelligente per aggirare abilmente il blocco mentale che l'inizio provoca in molte persone. Clear spiega l'idea alla base della regola dei 2 minuti con la semplice fisica e fa riferimento alla prima legge di Newton: i corpi fisici mantengono il loro moto finché non sono costretti a cambiarlo da circostanze o forze esterne. Ciò significa anche che i corpi a riposo rimangono tali finché una forza esterna non li mette in movimento. Una volta che il movimento è presente, è più facile mantenerlo.

Secondo Clear, questo vale sia per il corpo fisico che per la psiche: una volta iniziato, è più facile continuare.

Il primo passo è spesso il più difficile

Come si concretizza in pratica la regola dei 2 minuti? Clear consiglia di suddividere ogni compito, ogni obiettivo e ogni sforzo in semplici passi. Ad esempio, se si vuole diventare scrittori, non si deve pensare al romanzo bestseller che si deve scrivere per primo, ma semplicemente a scrivere alcune frasi. Nella teoria di Clear, 2 minuti è il lasso di tempo in cui l'obiettivo astratto deve essere trasformato in un'attività pratica. Il suo consiglio è: non importa quale sia il vostro obiettivo o compito, usate subito due minuti per iniziare.

Utilizziamo tre esempi per illustrare come questo può apparire nella pratica:

  • Obiettivo: andare a correre regolarmente
    Indossate le scarpe. Uscite in strada. Correte per i secondi rimanenti dei vostri due minuti. Al termine di questi 120 secondi, potete tornare a casa. Naturalmente potete continuare a correre per tutto il tempo che volete.
  • Obiettivo: ordinare e ripulire il desktop
    Accendete il PC e iniziate a ordinare, nominare, archiviare e cancellare i dati dove necessario. Potete fermarvi dopo 120 secondi. Oppure continuare secondo l'umore.
  • Obiettivo: leggere di più
    Prendete un libro a vostra scelta e iniziate a leggere. Non è necessario leggere un capitolo, dieci o cinque pagine. Basta che leggiate per due minuti - probabilmente tra una e tre pagine, a seconda della vostra velocità di lettura. Poi potete mettere giù il libro. Oppure, se ne avete voglia, continuate a leggere.

Questa tecnica può essere utilizzata per ridurre grandi obiettivi e progetti ambiziosi a ciò che sono realmente: Tanti piccoli passi che sono fattibili di per sé, a patto di iniziare.

I creatori faranno!

La regola dei 2 minuti non si concentra sui risultati e sugli esiti, ma sul processo di creazione e di realizzazione. Come per tutti gli altri principi e teorie, non possiamo promettere il successo. Ma vale sicuramente la pena di provare. Dopo tutto, cosa avete da perdere? 120 secondi?

Fonti e ulteriori letture

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