Steigere deine Produktivität mit diesen 3 Strategien!

Montag, 17 Uhr: Die Bürotür fällt hinter dir in das Schloss und du verlässt das Gebäude mit dem Gefühl, wirklich viel weitergebracht zu haben. Es war ein geschäftiger Tag. Du bist erfrischt aufgewacht und konntest von Anfang an flüssig und konzentriert arbeiten. Sicher, hier und da gab es Challenges und Reibungen, aber letztendlich liess sich alles lösen. Ein guter Tag. Ein produktiver Tag. Einer jener Tage, an dem sich 8 Stunden anfühlen wie maximal 3 Stunden. Und du weisst: Genau so wird es auch die restliche Woche weitergehen.

Ein Szenario wie dieses ist nicht nur Wunschvorstellung aller Arbeitgebenden, sondern auch vieler Arbeitnehmenden. Nur wenig Menschen sind wirklich gerne faul und unproduktiv. Wir alle wollen das, was wir tun, gut und gerne machen. Und dennoch kämpfen wir in der Praxis immer wieder mit Durchhängern.

An diesen Tagen, die das komplette Gegenteil zu einem Tag, wie oben beschrieben, sind, will irgendwie gar nichts weiter gehen. Obwohl wir wissen, dass kein Weg um unsere Aufgabe rundherum führt, schieben wir sie vor uns her, scrollen uns zuerst durch Facebook und dann durch Instagram und verbringen letztendlich Stunden auf abstrusen Wikipedia-Seiten. An solchen Tag gehen nur die wenigsten zufrieden Heim.

Morgen ist auch noch ein Tag: Die Prokrastination

„Prokrastination“ ist über die letzten Jahre zu einem wahren Buzzword geworden – auch deswegen, weil sich nahezu jeder mit dem Gefühl, das das Wort beschreibt, identifizieren kann. Der Begriff ist von dem lateinischen „procrastinare“ abgeleitet. Als Zusammensetzung von „pro“ und „crastinum“ bedeutet es so viel wie „für Morgen“ und beschreibt damit schon perfekt, was bei der Prokrastination passiert: (Unangenehme) Aufgaben und Pflichten werden aufgeschoben und auf einen späteren Zeitpunkt vertagt.

Wer prokrastiniert, kann Stunden, Tage und Wochen damit verbringen, bestimmte Aufgaben aufzuschieben. Der Vorgang selber läuft ebenso bewusst, wie unbewusst ab und kann nahezu zwanghafte Ausmasse annehmen. Wirklich gut fühlt sich kein Prokrastinator. Das schlechte Gewissen und immer drängender werdende Deadlines sind stete Begleiter des notorischen Aufschiebens. Aber warum fällt es so schwer, sich aus dieser unangenehmen Situation zu lösen? Warum nicht einfach die Aufgabe erledigen und es hinter sich bringen? Wenn es nur so einfach wäre!

Glücklicherweise gibt es inzwischen etliche Strategien, die dabei helfen können, die verschiedenen Ursachen der Prokrastination zu eliminieren. Vorab: Es gibt viele verschiedene Gründe, warum Menschen prokrastieren. Von Unterforderung zu Überforderung und von fehlender Motivation bis zu ausuferndem Perfektionismus: So mannigfaltig die Ursachen der Prokrastination sind, so vielseitig müssen auch die Lösungsansätze sein. Wir raten dir dazu, dich nicht entmutigen zu lassen, wenn eine Strategie für dich nicht funktioniert. Bleib experimentierfreudig! Auch für dich gibt es gewiss den richtigen Kniff – du musst ihn nur finden.

1, 2 oder 3: Du hast die Wahl

In diesem Blogbeitrag stellen wir dir drei Strategien vor, mit denen du Prokrastination überwinden oder im Vorab ganz verhindern kannst. Obgleich alle drei Strategien gleichermassen auf eine höhere Effizienz und mehr Produktivität ausgelegt sind, setzen alle Strategien an verschiedenen Punkten an. Gemeinsam haben die Strategien nur, dass keine bzw. kaum Hilfsmittel notwendig sind, um sie anzuwenden. Wir wünschen dir viel Freude beim Ausprobieren!

1. „Eat That Frog“ von Brian Tracy

Die erste Strategie, die wir vorstellen wollen, ist das „Eat That Frog“-Prinzip von Brian Tracy. In unserem Team ist vor allem unsere Regionalleiterin Cécile eine starke Verfechterin dieses Prinzips – und konnte damit inzwischen auch einige weitere Teammitglieder anstecken.

Wer ist Brian Tracy?

Brian Tracy ist ein Motivational Speaker und Bestseller-Autor mit Fokus auf den Bereich Business und Persönlichkeitsentwicklung. „Eat That Frog“ ist Tracys bekanntestes Werk. In dem Buch stellt er 21 Strategien vor, die dabei helfen sollen, Prokrastination zu überwinden und so mehr Effizienz zu erlangen.

Frösche küsst man nicht, man isst sie.

Brian Tracy zieht seine Inspiration zur „Eat That Frog“-Strategie aus einem Zitat von Mark Twain:

„If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.”

Die simple Kernaussage des Zitates: Wer einen Frosch essen muss, tut das am besten gleich morgens – und kann sich damit sicher sein, den schlimmsten Teil des Tages gleich hinter sich gebracht zu haben.

Brian Tracy wendet diese simple Weisheit auf den Arbeitsalltag an: Wer den Tag mit der grössten und unliebsten Aufgabe beginnt, hat den Rest des Tages die beruhigende Gewissheit, dass alle verbleibenden Aufgaben vergleichsweise angenehm und einfach sein werden. Das spart nicht nur Energie und Zeit, sondern auch Nerven. Häufig sind die Aufgaben, vor denen wir uns drücken wollen, nämlich keineswegs nur deswegen so lästig, weil sie bedeutungslos sind. Oft handelt es sich um durchaus essentielle Tätigkeiten, deren Erledigung uns, aus welchem Grund auch immer, besonders viel Überwindung kostet.

Wer sich solcher Aufgaben immer gleich sofort annimmt, kann sicher sein, wirklich effizient zu arbeiten und Prozesse nicht unnötig zu verzögern.

Achte darauf, dich nicht zu verschlucken!

Da sitzt er also, dein Frosch. Laut quakend, etwas schleimig und immer bemüht dir davonzuhüpfen: Ihn zu fassen zu kriegen ist kein Leichtes. Und wenn du ihn dann mal fest im Griff hast, bleibt noch immer seine Grösse als letzte Hürde. Einen Frosch als Ganzes, in einem einzigen grossen Schluck zu essen, das schaffen nur wenige.

Brian Tracy führt seinen gedanklichen Vergleich hier noch weiter aus – und das auf sehr anschauliche Art und Weise. Um sich nicht an einer Aufgabe zu verschlucken und dann ganz von ihr abzulassen, rät er dazu, die Aufgabe in kleinere Teilbereiche zu zerteilen. So verliert auch der Frosch als Ganzes seinen Schrecken. Einen ganzen Frosch essen, das ist schlimm. Aber einen Froschschenkel? Nun, noch immer schlimm genug, aber im Vergleich machbar.

Versuche verschiedene Milestones zu definieren und anhand dieser die verschiedenen Arbeitsabschnitte zu identifizieren. Diese lassen sich wiederum in kleinere Tasks aufteilen. Je kleiner die verschiedenen Zwischenschritte, desto besser! Ziel ist es nicht grosse Brocken abzuarbeiten, sondern Schritt für Schritt vorzugehen. So kannst du dir sicher sein, nicht die Motivation zu verlieren. Ein konstanter und deutlich sichtbarer Fortschritt wird dir dabei helfen, motiviert zu bleiben.

1. Definiere deine Aufgabe
Nimm dir, bevor du dich an die Arbeit machst, Zeit um deine Aufgabe und dein Ziel genau zu definieren. Was willst du erreichen? Wie soll das fertige Ergebnis aussehen?

2. Benenne Zwischenschritte
Sobald du weisst, was du erreichen willst, kannst du anfangen die Zwischenziele zu definieren und Arbeitsschritte zu benennen. Es gilt: Je detaillierter, desto besser!

Wer die eigene Motivation noch weiter steigern will, kann die einzelnen Tasks auch mit strikten Time- und Deadlines versehen. Eine häufige Ursache für Prokrastination ist das Fehlen von Zeitrahmen. Produktiv werden betroffene Personen erst dann, wenn es wirklich drängt. Durch das Erstellen von Timelines kannst du diesen Effekt ein Stück weit selber erzeugen – aber nur, wenn du diese Deadlines auch wirklich ernst nimmst. Besteht Gefahr, dass du beim Verschlafen einer Deadline die Motivation verlierst und ganz aufgibst, ist es besser, gleich im Vorab auf solche Zeitrahmen zu verzichten.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass die „Eat That Frog“-Strategie ein durchaus hilfreiches Konzept ist. Ob es nun die um tagtägliche Arbeit im Büro oder um die Bewältigung grosser Projekte geht, die „Eat That Frog“-Strategie lässt sich in vielerlei Hinsicht anwenden und ist sicher nicht nur für hartnäckige Prokrastinatoren interessant.

Im Video findest du die Theorie noch einmal knapp zusammengefasst. Das vollständige Buch bekommst du gewiss im Buchhandel deines Vertrauens, in Hörbuchform ist es auch auch auf Spotify verfügbar.

2. Die „Pomodoro-Technik“ von Francesco Cirillo

Die Pomodoro-Technik: Ganz ehrlich, klingt das nicht köstlich? Tatsächlich hat diese Strategie etwas mit italienischer Kulinarik zu tun – allerdings (leider) nur in Hinblick auf die Entstehungsgeschichte.

Wer ist Francesco Cirillo?

Francesco Cirillo ist Spezialist im Bereich Effizienz und Produktivität. Als Consultant und Trainer unterstützt er Unternehmen in der Prozessoptimierung. Sein Ziel: In weniger Zeit und mit weniger Aufwand mehr schaffen. Die Pomodoro-Technik ist nicht nur Cirillos bekannteste Produktivitätsmanagement-Strategie, sondern auch seine älteste. Er entwickelte sie in seiner Zeit als Studierender, um seine eigene Effizienz zu steigern. Letztendlich half er damit jedoch nicht nur sich selbst, sondern auch vielen anderen.

Die Pomodoro-Technik: Kann man das essen?

Was hat es also mit dieser Technik, die klingt wie ein köstliches Gericht, auf sich? Mit der italienischen Küche hat die Strategie leider nur wenig zu tun. Der Name geht auf das italienische Wort für „Tomate“ zurück. Grund dafür ist eine Küchenuhr, die Cirillo als Studierender besass: Sie war Cirillos liebstes Hilfsmittel, wenn es ums Lernen ging – und hatte eben zufälligerweise die Form einer Tomate.

Cirillos tomatenförmige Küchenuhr liess sich auf 25 Minuten stellen. Diese Zeitabschnitte nutzte Cirillo um konsequent und konzentriert zu lernen. Sobald die Zeit abgelaufen war, machte er eine Pause – um dann in die nächste 25-Minuten-Session zu starten.

Obwohl Cirillo die Technik bereits in den 80er Jahren entwickelte, besitzt die Pomodoro-Technik auch heutzutage noch höchste Relevanz – vielleicht sogar mehr denn je. Ziel einer jeden Pomodoro-Einheit ist wirklich konzentriertes und fokussiertes Arbeiten, eine Herausforderung, die in Zeiten von Digitalisierung und Smartphones grösser denn je ist. Immerhin: Zwischen dem Worddokument, an dem man gerade arbeitet, und den unendlichen Weiten des Internets, liegt nur ein einziger Klick.

Fokus, Fokus, Fokus – Pause!

Ziel der Pomodoro-Technik ist es also für einen bestimmten Zeitabschnitt wirklich konzentriert und fokussiert zu arbeiten. Sobald der Timer gestellt ist, gibt es nichts mehr, ausser dich und deine Aufgabe. Kein Handy, keine Emails, nichts.

Um diese Phasen auch wirklich konsequent durchzuhalten, kannst du im Vorab bereits einige Massnahmen treffen. Im ersten Schritt solltest du deine Aufgabe klar definieren. Cirillo rät davon ab, mehrerer Aufgaben in einer Pomodoro-Einheit zu bearbeiten. Denn auch Multitasking lädt zu Ablenkung, und damit Prokrastination ein. Entscheide dich also worauf du dich konzentrieren willst und bleibe dann auch dabei.

Achte auch darauf, alle notwendigen Materialien vor dir auf dem Tisch zu haben. Es gilt: Nicht mehr, aber auch nicht weniger. So kannst du noch vor Beginn der Session verhindern, dass du deinen Tisch innerhalb der Pomodoro-Zeit verlassen musst.

Nach Ablauf der Zeit hast du Gelegenheit, eine Pause zu machen. So wie Arbeit Arbeit heisst, heisst Pause auch Pause. Sei auch hier konsequent und versuche, bewusst den Schreibtisch zu verlassen. Gib deinen Gedanken Gelegenheit, sich von der Arbeit zu entfernen. Nur so kannst du nachher wieder erfrischt durchstarten.

Die Pomodoro-Technik in der Praxis

Cirillo hat für die Technik klare Empfehlungen ausgesprochen. Für ihn gilt: Je einfacher die Werkzeuge, desto besser. Das mechanische Ticken der Küchenuhr habe laut ihm einen psychologischen Effekt, den ein digitaler Timer in dieser Form nie haben kann. Und auch wenn das stimmen mag: Du musst nicht in eine Küchenuhr investieren, um die Pomodoro-Technik für dich zu nutzen.

Generell gilt: Finde deinen Rhythmus. Die Dauer der Pomodoro-Einheiten ist ebenso wenig in Stein gemeisselt, wie die Dauer der Pausen. Wer weiss, vielleicht liegen dir 15-Minuten-Pomodoro-Phasen besser? Oder sogar 35-Minuten-Pomodoro-Sessions? Sei bereit zu experimentieren. Die Aufmerksamkeits- und Konzentrationsspanne schwankt von Mensch zu Mensch. Es bringt hier wenig, wenn du versuchst, dich in ein Schema zu pressen. Nutze lieber die Freiheit, die dir die Technik bietet, um sie ganz an dich und deine Bedürfnisse anzupassen. Sei dabei aber auch ehrlich zu dir selbst. Notiere, wie es dir mit verschiedenen Zeiteinheiten geht und wähle letztendlich die für dich effizienteste Variante.

Als Uhr kannst du ganz schlicht den Timer auf deinem Smartphone benutzen – inzwischen gibt es aber auch viele Apps, die auf dem Pomodoro-Prinzip basieren.

Eine davon ist "Forest Grow", die Smartphones als Ablenkungsquelle Nummer Eins identifiziert. Dementsprechend verknüpft die App, die in ihrer grundsätzlichen Funktion Timer ist, die Arbeitsphasen mit striktem Smartphone-Verbot. Zusätzlich funktioniert sie auf dem Prinzip der Gamification. Wer hier „gewinnen“ will, darf sein Smartphone vor Ablauf der Zeit nicht verwenden.

Konkret sieht das dann so aus: Bei der App „Forest“ wächst, während die Zeit Sekunde für Sekunde hinunterläuft, ein zartes Pflänzchen heran. Greifst du vor Ablauf der Zeit zum Handy, tötest du die Pflanze. 

Forest Grow für iOs: 
https://apps.apple.com/tr/app/forest-grow-motivation-time/id1097508352

Forest für Android: 
https://play.google.com/store/apps/details?id=cc.forestapp&hl=de

Pomodoro: Flexibel, aber konsequent

Die Pomodoro-Technik ist gerade deswegen so beliebt, weil sie höchst flexibel an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann und dabei dennoch ein Problem addressiert, mit dem sich viele konfrontiert sehen: Zu viel Ablenkung und zu wenig Konzentration. Die Pomodoro-Technik macht Selbstdisziplin vom abstrakten Konzept zu einer zeitlich begrenzten Verhaltensform – und damit für alle machbar.

3. Die „2-Minuten-Regel“ von James Clear

Die letzte Technik, die wir vorstellen wollen, ist auch die jüngste und damit unbekannteste der drei Strategien. Dabei ist die 2-Minuten-Regel von James Clear ebenso simpel, wie genial. Was du dafür brauchst? Nichts. Nicht einmal besonders viel Selbstdisziplin.

Wer ist James Clear?

James Clear beschreibt sich selbst als Autor, Gewichtheber und Fotograf. Für Furore sorgte er mit dem Buch „Atomic Habits“, in dem er sich auf Persönlichkeitsentwicklung konzentriert. Sein Werk wurde zum New York Times Bestseller – in Europa hingegen ist er (noch) relativ unbekannt.

Zwei Minuten: Wofür reicht diese Zeit überhaupt?

Clear lehnt sich mit seiner 2-Minuten-Regel an David Allens „Getting Things Done“-Prinzip an. David Allens Prinzip lautet wie folgt:

„If it takes less than two minutes, then do it now.“

Wenn eine Aufgabe weniger als 2 Minuten Zeit beansprucht, ist es am besten, diese Aufgabe gleich direkt und ohne weitere Verzögerung zu erledigen. Dabei ist es ganz egal, ob es sich um einen Abwasch oder eine offene Rechnung handelt. Wer unliebsamen Kleinkram direkt aus dem Weg räumt, hat auch mehr Zeit, sich den wirklich wichtigen Dingen zuzuwenden.

Clear legt diese Regel auf alle Bereiche und Tätigkeiten um – allen voran aber auch auf neue Gewohnheiten und Tätigkeiten.

Die 2-Minuten-Regel besagt, dass alles innerhalb von zwei Minuten angefangen werden kann. Egal ob es sich um eine belanglose Aufgabe oder ein wirklich grosses und ambitioniertes Ziel handelt: Anfangen lässt sich alles gleichermassen binnen zwei Minuten.

Aller Anfang ist schwer. Aller Anfang wird leicht.

Damit trifft die 2-Minuten-Regel genau den Knackpunkt der Prokrastination: Den Anfang. Tatsächlich finden die meisten schnell in den Workflow, wenn sie erst einmal angefangen haben. Bis es aber soweit ist, können Stunden, Tage, Wochen, oder gar Monate und Jahre vergehen.

Die 2-Minuten-Regel ist ein cleverer Hack, um die mentale Blockade, die das Anfangen in vielen hervorruft, geschickt zu umgehen. Clear erklärt die Idee hinter der 2-Minuten-Regel mit simpler Physik und bezieht sich auf das erste newtonsche Gesetz: Physikalische Körper behalten so lange ihre Bewegung, bis sie durch äussere Umstände oder Kräfte zu einer Änderung der Bewegung gezwungen werden. Das heisst auch, dass ruhende Körper so lange ruhen, bis eine äussere Kraft sie in Bewegung bringt. Ist diese Bewegung erst einmal vorhanden, fällt es auch leichter, sie zu erhalten.

Laut Clear betrifft das physikalische Körper ebenso, wie unsere Psyche: Wer erst einmal angefangen hat, dem fällt es auch leichter weiterzumachen.

Der erste Schritt ist oft der Schwerste

Wie sieht die 2-Minuten-Regel also in der Praxis aus? Clear rät dazu jede Aufgabe, jedes Ziel und jedes Vorhaben in simple Schritte zu zerlegen. Wer zum Beispiel Schriftsteller werden will, sollte nicht an den Bestsellerroman denken, der erst geschrieben werden muss, sondern einfach ein paar Sätze schreiben. In Clears Theorie bilden 2 Minuten den Zeitrahmen, in dem das abstrakte Ziel zur praktischen Tätigkeit umgewandelt werden soll. Sein Rat: Egal was dein Ziel oder deine Aufgabe ist – nutze jetzt zwei Minuten um damit anzufangen.

Wie das in der Praxis aussehen kann, veranschaulichen wir anhand von drei Beispielen:

• Ziel: Regelmässig laufen gehen
  Ziehe deine Schuhe an. Geh hinaus auf die Strasse. Laufe für die verbleibenden Sekunden deiner zwei Minuten. Nach Ablauf dieser 120 Sekunden darfst du wieder zurück Heim gehen. Du kannst aber natürlich auch noch weiterlaufen, solange du willst.
• Ziel: Desktop sortieren und ausmisten
  Schalte deinen PC ein und fange an die Daten zu sortieren, zu benennen, abzulegen und wo notwendig zu löschen. Nach 120 Sekunden kannst du bereits aufhören. Oder aber nach Lust und Laune weitermachen.
• Ziel: Mehr lesen
  Nimm dir ein Buch deiner Wahl und beginne zu lesen. Du musst kein Kapitel, keine zehn oder fünf Seiten lesen. Lese einfach nur für 2 Minuten – das werden je nach Lesetempo vermutlich zwischen ein und drei Seiten sein. Danach kannst du das Buch weglegen. Oder, wenn du Lust hast, auch weiterlesen.

Mithilfe dieser Technik lassen sich grosse Ziele und ambitionierte Projekte auf das herunterbrechen, was sie wirklich sind: Viele, kleine Schritte, die an und für sich durchaus machbar sind – solange man nur anfängt.

Makers gonna make!

Die 2-Minuten-Regel legt den Fokus nicht auf Ergebnisse und Resultate, sondern den Prozess des Schaffens und des Tuns. Wie auch bei allen anderen Prinzipien und Theorien gilt: Erfolgsversprechen können wir nicht geben. Aber wert ist es einen Versuch allemal. Immerhin, was hast du zu verlieren? 120 Sekunden?

Quellen & weiterführende Literatur

• David Allen (2001): Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity.
• James Clear (2018): Atomic Habits. An Easy and Proven Way to Build Good Habits and Break Bad Ones.
• Brian Tracy (2001): Eat That Frog. 21 Wege, um sein Zaudern zu überwinden und in weniger Zeit mehr zu erledigen.
• https://www.pomodorotechnique.com/
• https://jamesclear.com/how-to-stop-procrastinating
• https://open.spotify.com/album/0GG7XxEYcXsw08EIyyHqGE?si=PoasFtuyTAqgBdCOlntIkw

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