Schreibtisch: Steuer absetzen

Was sind Arbeitsmittel?

Arbeitsmittel sind alle Hilfsmittel, die man braucht, um berufliche Pflichten zu erfüllen. Dazu zählen nicht nur physische Gegenstände wie die Büroeinrichtung, sondern beispielsweise auch bestimmte Softwareprogramme oder eine schnelle Internetverbindung.

Die anfallenden Kosten für Arbeitsmittel können dabei, unabhängig von ihrem Standort, in der Steuererklärung als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden. So muss beispielsweise technisches Equipment nicht zwingend im Arbeitszimmer aufbewahrt werden, sondern kann ebenfalls in einem anderen Raum untergebracht sein. Wichtig ist hier nur, dass diese Arbeitsmittel tatsächlich aus beruflichen Gründen verwendet werden.

• Betriebsausgaben: Selbstständige haben die Möglichkeit, ihre Aufwendungen für Arbeitsmittel als Betriebsausgaben abzusetzen. Darunter fällt alles, was für die Berufsausübung im jeweiligen Unternehmen relevant ist (z. B. Büroausstattung).
• Werbungskosten: Angestellte können die beruflichen Ausgaben für ihre nichtselbstständige Erwerbstätigkeit als Werbungskosten absetzen. Dazu gehören alle Aufwendungen, mit welchen die persönlichen Einnahmen erworben werden (z. B. Fahrtkosten zum Arbeitsplatz, elektrisch höhenverstellbarer Schreibtisch).

Aufgepasst: Das Finanzamt in Deutschland erkennt einen kleineren oder grösseren Kostenanteil für Arbeitsmittel nur an, wenn sie überwiegend für die Berufsausübung genutzt werden. Völlig problemlos ist das natürlich bei Gegenständen, die zweifellos im Beruf benötigt werden. So muss das Finanzamt beispielsweise nicht erst davon überzeugt werden, dass ein Arzt seinen Arztkittel nicht in seiner Freizeit trägt. Etwas schwieriger gestaltet es sich hingegen bei Arbeitsmitteln, die sowohl beruflich als auch privat genutzt werden können – z. B. ein Schreibtisch.

Ein Schreibtisch gehört natürlich zur Grundausstattung eines jeden Büros. Doch wann kann man in Deutschland vom Schreibtisch die Steuer absetzen? Wie auch bei allen anderen Arbeitsmitteln gilt hier: Wenn der Schreibtisch überwiegend aus beruflichen Zwecken genutzt wird, d.h. zu mehr als 90 %, können die dafür angefallenen Kosten grösstenteils vom Finanzamt rückerstattet werden.

Unter die Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten fallen hier primär die Anschaffungskosten des Schreibtisches. Dazu gehören – neben dem Kaufpreis inklusive Mehrwertsteuer – auch die jeweiligen Auslagen für z. B. Verpackung, Porto und Fracht. Wenn der Schreibtisch dabei weniger als 800 € netto (952 € brutto bei 19 % MwSt.) kostet, fällt er automatisch in die Kategorie der geringwertigen Güter (GWG) und darf im Anschaffungsjahr abgeschrieben werden.

Falls der Preis jedoch höher liegt, müssen die Kosten auf die übliche Nutzungsdauer gleichmässig abgeschrieben werden. In den AfA-Tabellen des deutschen Bundesfinanzministeriums (Abschreibungstabellen für die Absetzung für Abnutzung) ist für jedes Wirtschaftsgut die entsprechende Nutzungsdauer festgelegt. Bei einem Schreibtisch liegt sie bei 13 Jahren. Das bedeutet, dass die Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten über 13 Jahre verteilt in der Steuererklärung geltend gemacht werden müssen. Wenn du so die Schreibtisch-Steuer absetzt, bekommst du also jährlich 1/13 der Gesamtkosten vom Finanzamt in Deutschland zurück.

Schreibtisch: Steuer absetzen bei gemischter Nutzung

Es ist natürlich unbestritten, dass ein Blaumann seinen typischen Overall nur auf Arbeitszeit trägt und ein Aktenkoffer höchstwahrscheinlich nicht in der Freizeit verwendet wird. Doch viele andere Arbeitsmittel, die aus beruflichen Gründen angeschafft werden, werden auch in der Freizeit genutzt. In Deutschland spricht das Finanzamt in diesem Zusammenhang von sogenannten gemischt genutzten Arbeitsmitteln, die also sowohl aus beruflichen als auch privaten Zwecken verwendet werden.

Bestes Beispiel dafür ist ein Schreibtisch. Er kommt zwar regelmässig im Homeoffice zum Einsatz, aber wird meistens auch für z. B. Schreib- oder Bastelarbeiten in der Freizeit genutzt. Das Finanzamt geht hier also zunächst von einer beruflichen und privaten Nutzung aus. Ist es auch in diesem Fall möglich, vom Schreibtisch die Steuer abzusetzen? Ja, aber es gelten folgende Regelungen:

• Die private Nutzung muss sich in Grenzen halten, d.h. von untergeordneter Bedeutung sein (weniger als 10 %).
• Im Falle einer 90 %igen beruflichen Nutzung sind die Arbeitsmittelkosten zur Gänze absetzbar.
• Wenn sich die private und berufliche Nutzung anders verteilen, können die Kosten nur anteilsmässig rückerstattet werden.
• In manchen Fällen musst du dem Finanzamt einen Nachweis für die berufliche Nutzung deines Schreibtisches liefern. Das kannst du z. B. mit einem „Schreibtisch-Fahrtenbuch“ tun: Dokumentiere deine Schreibtischnutzung aus beruflichen Gründen (jeweils mit Datum, Uhrzeit und Verwendungszweck).

Es gilt also: Je zeitintensiver die berufliche Nutzung ausfällt, desto unbedeutender ist die private Mitbenutzung. Je weniger oft das Arbeitsmittel allerdings aus beruflichen Gründen verwendet wird, desto mehr kann eine private Nutzung ins Gewicht fallen.

Schreibtisch absetzen bei erhöhter privater Verwendung

Falls du also deinen Schreibtisch zu weniger als 10 % aus privaten Gründen verwendest, bekommst du mit hoher Wahrscheinlichkeit den überwiegenden Teil der anfallenden Kosten vom Finanzamt rückerstattet. Doch wie sieht es bei einem höheren Privatnutzungsanteil aus? Dir werden hier zwar nicht die Gesamtkosten deines Schreibtisches rückerstattet, aber das Finanzamt kann dir zumindest anteilsmässig Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten abschreiben.

Ausserdem kannst du deinen Schreibtisch, falls du ihn bisher nur aus privaten Gründen verwendet hast, auch in ein Arbeitsmittel umwidmen lassen. So lässt er sich – selbst, wenn du ihn ursprünglich privat angeschafft und bislang auch nur in deiner Freizeit verwendet hast – in den steuerrelevanten Bereich zuordnen. So kannst du den Schreibtisch von der Steuer absetzen.

Homeoffice: Steuer absetzen vom Schreibtisch in Coronazeiten

In Zeiten von Corona erlauben immer mehr Dienstgeber in Deutschland das Arbeiten von Zuhause aus. Anfangs schien das Homeoffice noch eine vorübergehende Lösung zu sein, um Infektionsketten zu durchbrechen. Heute ist das Homeoffice für viele Erwerbstätige zur Normalität geworden. Was viele nicht bedenken: Die Corona-Pandemie hat einen Einfluss auf die steuerlich absetzbaren Werbungskosten im Homeoffice.

Normalerweise können Arbeitnehmer sämtliche Kosten für Einrichtung und Ausstattung als Werbungskosten in ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen. Einzige Voraussetzung: Es muss sich um ein abgeschlossenes Arbeitszimmer handeln. Doch das Homeoffice in Coronazeiten ist eine Ausnahme: Hier können auch Arbeitnehmer, die kein eigenes Büro besitzen, Werbungskosten für ihren ergonomischen Bürostuhl und Schreibtisch absetzen.

In Deutschland konnten Steuerpflichtige in den Jahren 2020 und 2021 für jeden Tag, den sie im Homeoffice gearbeitet haben, eine Homeoffice-Pauschale von 5 € pro Tag an maximal 120 Tagen im Jahr geltend machen. Der Höchstbetrag liegt hier also bei 600 € pro Jahr, der steuerlich abgesetzt werden kann. So lässt sich also auch in Coronazeiten beim Schreibtisch die Steuer absetzen – selbst, wenn er sich nicht in einem abgeschlossenen Büro befindet.

Steuer absetzen vom Schreibtisch – wie geht das nun?

Du weisst jetzt also, dass sich vom Schreibtisch die Steuer absetzen lässt. Doch wie gehst du nun vor, um den Anschaffungspreis als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten in deiner Steuererklärung geltend zu machen? Dazu musst du nur die Anlage N der Steuererklärung sorgfältig ausfüllen.

Die erste Seite der Anlage N befüllst du mit Angaben zu deinem Arbeitslohn – die meisten davon findest du in deiner Lohnsteuerbescheinigung. Auf der zweiten Seite kannst du alle deine beruflichen Ausgaben geltend machen – auf diese Weise kannst du auch bei deinem Schreibtisch die Steuer absetzen.

Beachte: Bewahre unbedingt alle Quittungen deiner Einkäufe gut auf. Auf diese Weise kannst du bei Nachfragen des Finanzamtes die entsprechenden Belege vorweisen. Wenn du immer einen guten Überblick über deine Gesamtausgaben behältst, wirst du auch von der steuerlichen Absetzbarkeit profitieren.

Schreibtisch: Steuer absetzen und Geld sparen

Ob du nun selbstständig oder angestellt bist: Deine beruflichen Ausgaben lassen sich in Deutschland abschreiben. So kannst du damit rechnen, dass sich auch bei einem Schreibtisch die Steuer absetzen lässt – entweder als Teil der Betriebsausgaben oder Werbungskosten. Auf diese Weise erhältst du entweder einen überwiegenden oder zumindest anteilsmässigen Kostenteil vom deutschen Finanzamt rückerstattet. Die steuerliche Abzugsfähigkeit von Arbeitsmitteln solltest du also auf keinen Fall ausser Acht lassen!