Rimanere un team forte nonostante le diverse sedi: come fare bene il lavoro di squadra a distanza!

Che si tratti di lavorare da casa o all'estero, la maggior parte dei team oggi lavora in remoto, prima o poi. Ciò significa che i singoli membri del team lavorano insieme da luoghi diversi per raggiungere un obiettivo comune. Come per il nostro team, questo può essere a 20 chilometri dalla sede centrale o a 9 ore di aereo.

La sfida rimane la stessa: formare un team forte nonostante il lavoro a distanza. In questo blog post, esploriamo strumenti e trucchi che vi aiuteranno a lavorare con successo con il vostro team nonostante la distanza .

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi del lavoro di squadra a distanza?

Quando si pensa al lavoro da casa, si uniscono diverse idee: Da un lato c'è il comfort delle proprie quattro mura, dall'altro forse pensieri di solitudine o noia. Vediamo i seguenti vantaggi e svantaggi del lavoro in remoto:

+ Più spazio per la propria vita

La collaborazione a distanza consente di integrare meglio la vita quotidiana dei membri del team. Le persone possono vivere e lavorare nel luogo di loro scelta (particolarmente importante per le sedi in paesi o città diverse) o svolgere le loro mansioni a casa tra una cosa e l'altra.

+ Più visione grazie a prospettive diverse

La presenza di persone in sedi diverse consente anche di avere una visione più approfondita di altri segmenti di clientela. Così come Cécile e Cornelia del team Yaasa forniscono assistenza diretta ai clienti svizzeri, possono anche sentire e capire il mercato di quel paese. Questo permette di creare fiducia con i clienti e i fornitori di servizi se si è attivi anche dove si ha una filiale.

+ Più tempo ed energia

Eliminando i tempi di pendolarismo, non si rimane bloccati negli ingorghi o si può arrivare al lavoro vicino a casa. Questo riduce lo stress e lascia più energia per lavorare insieme.


Tutti questi aspetti positivi fanno sì che tutti i membri del team si sentano più a proprio agio, il che a sua volta significa che tutti lavorano in modo più produttivo e raggiungono un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. D'altro canto, le sfide del lavoro in remoto in un team sono meno piacevoli:

- Mancanza di senso di appartenenza

Non è raro che nelle filiali i team siano molto più piccoli o addirittura "one-man show". Il senso di appartenenza al team più grande spesso manca e può essere vissuto solo poche volte all'anno. Per questo è ancora più importante coinvolgere i colleghi remoti in attività e discussioni e definire obiettivi comuni.

- Canali di comunicazione lunghi

Nonostante la digitalizzazione avanzata, spesso la comunicazione con i colleghi remoti richiede più tempo. Non è più possibile fare brevi domande da una scrivania all'altra, così come non lo sono le sessioni di brainstorming spontanee o le idee frizzanti. Un flusso di comunicazione trasparente e sempre aggiornato è quindi estremamente importante per il lavoro di squadra a distanza.

6 consigli per una migliore collaborazione a distanza

Vantaggi e svantaggi a parte: con gli strumenti e le linee guida giuste, la collaborazione funziona in modo molto più efficiente. Abbiamo riassunto i consigli "collaudati" del nostro team che rendono il lavoro di squadra a distanza più facile da gestire:

1. utilizzare gli strumenti per le attività

Una pietra miliare di qualsiasi collaborazione, sia a distanza che in loco, è la comunicazione trasparente. Per garantire che tutti siano e rimangano sulla stessa lunghezza d'onda, si raccomanda l'uso di strumenti pratici per le attività.

Tutti i to-dos vengono inseriti nel programma, ad esempio "Asana", assegnati e dotati di scadenze. L'accesso assegnato significa che l'intero team può visualizzare lo stato dei compiti e quindi è sempre aggiornato.

Altrettanto pratici sono i programmi che supportano il lavoro creativo o collaborativo: nuove idee o ottimizzazioni possono essere annotate o abbozzate online in tempo reale. Un'ottima piattaforma a questo proposito è "Miro", dove si possono anche creare mappe mentali.

Se strumenti come questi non possono essere utilizzati dal team per vari motivi, dovreste cercare di aggiornare consapevolmente i membri del team, ad esempio tramite chat o e-mail.

2. sincronizzare i calendari

Lavorare in team significa lavorare insieme. Questo è possibile solo se si sa quando i rispettivi membri del team sono presenti e disponibili. La funzione di calendario sincronizzato è la più adatta a questo scopo. Mentre le riunioni vengono spesso inserite automaticamente nel calendario di posta elettronica, per gli appuntamenti personali è diverso.

Come team, assicuratevi di inserire coscienziosamente i giorni "fuori ufficio" o le ferie e di informare il team in caso di assenze di breve durata, in modo che la collaborazione possa svolgersi senza problemi.

3. Evitare deliberatamente di trascurare le questioni private e le chiacchiere.

Socializzare e passare del tempo insieme è estremamente importante, soprattutto quando si lavora a distanza. Ciò che spesso accade in sede durante la pausa caffè sfugge a chi lavora più lontano.

Cercate di organizzare regolarmente incontri (virtuali) in cui non si parli di lavoro, oppure prendetevi il tempo necessario prima delle riunioni per parlare un po' di cose personali. Anche i messaggi divertenti e informali nelle chat di gruppo possono essere un buon modo per costruire la coesione del team.

4. ottimizzare l'infrastruttura

Non c'è niente di più fastidioso di una videochiamata pianificata in cui tutto va storto: nessuna immagine, connessione Internet scadente, assenza di audio. Si perdono immediatamente 10 minuti di tempo prezioso finché non si risolvono i problemi.

È una dimostrazione di rispetto e di grande lavoro di squadra se si assicura per tempo un'infrastruttura funzionante per la collaborazione. Se si organizza una riunione con videochiamate e condivisione dello schermo, è necessario prendersi il tempo necessario per preparare tutto in anticipo. I membri che partecipano alla riunione dovrebbero anche controllare in anticipo se la loro videocamera, il microfono e le cuffie funzionano in modo affidabile.

Questa abitudine non solo fa risparmiare tempo, ma fa anche iniziare la riunione in modo molto più positivo e favorisce il team building.

5. essere disposti a scendere a compromessi e avere pazienza

Lavorare in remoto a volte significa scendere a compromessi. La spontaneità è spesso persa, il tempo è poco. Lavorare a distanza significa spesso scendere a compromessi e mostrare pazienza quando le telefonate si allungano, bisogna fare più domande o scrivere più e-mail.

6 Definire e perseguire obiettivi comuni

Un team è soprattutto un team che si unisce. Gli obiettivi generali condivisi sono estremamente importanti per creare un senso di unione. Ogni membro del team deve conoscere il proprio ruolo nel quadro generale ed essere in grado di vedere se stesso come un contributo prezioso al raggiungimento degli obiettivi definiti.

Anche i workshop periodici su larga scala per riflettere sul raggiungimento degli obiettivi sono un valido strumento di team building. In questo modo, tutti i membri del team sanno come stanno andando gli altri e si può trovare un denominatore comune da cui partire per andare avanti.

Conclusione: come garantire la coesione del team nonostante il lavoro da casa e da altri uffici?

Un team forte può lavorare insieme anche in sedi diverse: La cosa più importante è creare un senso di comunità. Se tutti i membri del team conoscono l'obiettivo e capiscono il proprio ruolo, è possibile raggiungerlo insieme. Gli strumenti utili a tal fine sono i programmi organizzativi, le riunioni e le conversazioni regolari, nonché una comunicazione estremamente trasparente. Con una buona dose di spirito comunitario e di motivazione, nulla si oppone a un team remoto forte!